Elke woensdag geef ik een favoriete Excel-tip van Excel-projectmanager Ash Sharma. Deze week Flash Fill. Met Flash Fill, geïntroduceerd in Excel 2013, kunt u tekens uit een kolom met gegevens extraheren of gegevens uit kolommen samenvoegen zonder een formule te schrijven.
Beschouw het onderstaande voorbeeld eens. Een productcode heeft drie segmenten gescheiden door een streepje. U wilt het middensegment extraheren. Het eerste segment kan 3 of 4 tekens lang zijn. Het tweede segment is altijd 2 karakters. De formule voor het middensegment te halen is geen rocket science, maar het is niet iets wat een beginner zou komen met: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Maar met Flash Fill hoeft u geen formule te bedenken. Volg deze simpele stappen:
- Zorg ervoor dat er een kop boven A2 staat.
- Typ een kop in B1.
- Typ ME in B2.
- U heeft hier een keuze. U kunt B3 selecteren en op Ctrl + E drukken om Flash Fill op te roepen. Of u kunt naar B3 gaan en de eerste letter van het juiste antwoord typen: E. Als u in EU begint te typen, komt Flash Fill in actie en toont u een grijze kolom met resultaten. Druk op Enter om de resultaten te zien.
Persoonlijk ben ik denk ik een beetje een controlefreak. Ik wil Flash Fill vertellen wanneer ik in actie moet komen.
De grijstint die in de vorige afbeelding wordt getoond, is geweldig om een Excel-groentje te laten ontdekken dat Flash Fill bestaat. Het zal detecteren dat iemand op het punt staat duizenden cellen in te typen en te voorkomen dat dit gebeurt. Flash Fill heeft waarschijnlijk miljoenen uren aan witte-boordenproductiviteit bespaard.
Maar er zijn subtiliteiten aan Flash Fill - ik noem het Advanced Flash Fill - en als je die subtiliteiten begrijpt, wil je Flash Fill laten wachten tot het juiste moment.
Als u de controle wilt overnemen en alleen Flash-vulling wilt laten gebeuren wanneer u op Ctrl + E drukt, gaat u naar Bestand, Opties, Geavanceerd en schakelt u Automatisch snelvullen uit.
Hier is een complexer voorbeeld. De productcode in kolom I bevat een combinatie van cijfers en hoofdletters. U wilt alleen de cijfers of alleen de letters krijgen. Hier is een formule voor, maar ik kan het me niet herinneren. Voel je vrij om Dueling Excel Video 186 te bekijken voor de matrixformule of VBA User Defined Function. Ik ga de video niet bekijken, omdat ik dit kan oplossen met flitsvulling.
Dit is een van die gevallen waarin Flash Fill het patroon niet uit één voorbeeld kan achterhalen. Als u '0252 in J3 typt en vervolgens Ctrl + E van J4, kan Excel het antwoord niet achterhalen wanneer het onderdeelnummer begint met een cijfer.
f
Volg in plaats daarvan deze stappen:
- Zorg ervoor dat er een kop boven I2 staat. Voeg een kop toe in J1 en K1. Als er geen koppen zijn, werkt Flash Fill niet.
- U hebt absoluut de voorloopnul nodig om in 0252 in cel J2 te verschijnen. Als u alleen 0252 typt, verandert Excel dit in 252. Typ dus een apostrof (') en vervolgens 0252 in J2.
- Typ in J3 '619816
- Typ in J4 '0115
- Druk vanaf J5 op Ctrl + E. Flash Fill haalt correct alleen de cijfers op
Voorzichtigheid
Met Flash Fill worden alle kolommen in de huidige regio bekeken. Als u probeert de letters uit kolom I te extraheren terwijl kolom J zich in de huidige regio bevindt, heeft Flash Fill problemen. Volg in plaats daarvan deze stappen.
- Selecteer kolommen J & K. Home, Invoegen, Bladrijen invoegen om de kolom Cijfers uit de weg te ruimen.
- Typ een kop in J1.
- Typ BDNQGX in J2
-
In J3, druk op Ctrl + E. Flash Fill zal correct werken.
Isoleer de kolommen met de brongegevens
Flash Fill kan op meerdere kolommen worden gebruikt. In het onderstaande voorbeeld wilt u de initialen uit kolom Z, elk gevolgd door een punt. Dan een spatie en de achternaam uit kolom AA. U wilt dat de hele zaak de juiste zaak is. Als het niet voor mensen met dubbele voornamen was geweest, had je kunnen gebruiken =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Maar omgaan met ME Walton zou die formule dramatisch moeilijker maken. Flash Fill schiet te hulp.
- Zorg ervoor dat er koppen zijn in Z1, AA1 en AB1.
- Typ J. Doe in AB2
-
Selecteer cel AB3 en druk op Ctrl + E. Flash-vulling springt in actie, maar gebruikt niet beide initialen in rijen 6, 10 of 18.
Flash-fill kan leren van correcties -
Selecteer cel AB6 en typ een nieuw patroon: ME Walton. Druk op Enter. Wonder boven wonder zoekt Flash Fill naar anderen met dit patroon en corrigeert BB Miller en MJ White.
Flash-fill kan leren van correcties
Met dank aan Ash Sharma voor het suggereren van de geweldige Flash Fill-functie als een van zijn favorieten.
Ik vraag het Excel-team graag naar hun favoriete functies. Elke woensdag zal ik een van hun antwoorden delen.
Excel-gedachte van de dag
Ik heb mijn Excel Master-vrienden om advies over Excel gevraagd. De gedachte van vandaag om na te denken:
"Absorbeer wat nuttig is; Negeer dat wat nutteloos is."
Sumit Bansal
