Ik was laatst met Steve aan de telefoon toen ik op het idee kwam voor deze tip. Steve had een tabel met maandelijkse verkoopcijfers in Excel. Omdat twee productlijnen waren samengevoegd, moest Steve alle verkoopcijfers van product D toevoegen aan de verkoopcijfers van product C. Terwijl ik luisterde via de telefoon, deed Steve wat we allemaal doen: hij voegde een lege Excel-rij toe, een Excel-formule om de cellen op te tellen, en vervolgens plak-speciale-waarden gebruikt om het resultaat over de originele cijfers voor product C te plakken, en vervolgens het oude product D en de tijdelijke lege rij verwijderd. Er is een snellere manier - met behulp van Plakken speciaal toevoegen in plaats van Plakken speciale waarden.
Als u met spreadsheets werkt sinds de dagen van Lotus 1-2-3, dan weet u hoe u / Waarde-cellen kunt bereiken met formules om de invoer van formules in waarden te veranderen. Toen u overstapte naar Excel, leerde de Excel-help ons om Bewerken> Plakken speciaal> Waarden te gebruiken om hetzelfde te bereiken. Nadat we hadden gemopperd dat we een nieuwe methode moesten leren, begonnen we allemaal snel "Paste Special Values" te gebruiken (als je een echte klavier bent, heb je de alt-esv-snelkoppeling uit je hoofd geleerd) en gingen we verder met ons leven.
Voor iedereen die niet weet hoe hij speciale waarden moet plakken: bekijk Join Text in Excel.
Hier is de tip van deze week: heb je ooit in het dialoogvenster Plakken speciaal gekeken en je afgevraagd wat al die andere opties echt doen?
Laten we eens kijken naar het gedeelte "Bewerking" van het dialoogvenster PasteSpecial. Met de optie "Toevoegen" kunt u een rechthoekig celbereik markeren, Bewerken> Kopiëren gebruiken om ze naar het klembord te kopiëren en vervolgens Bewerken> Plakken speciaal> Toevoegen gebruiken om die waarden aan een ander celbereik toe te voegen. Dit zal de taak van Steve veel eenvoudiger maken.
Laten we het voorbeeld van Steve eens bekijken. Hij wil de verkoopcijfers van elke maand van item D toevoegen aan de corresponderende maand voor item C. Eerst markeerde Steve de cellen B4: M4 en klikte op Bewerken> Kopiëren.
Vervolgens zou hij cel B3 markeren, Bewerken> Plakken speciaal kiezen en Toevoegen selecteren in het gedeelte Bewerking van het dialoogvenster Plakken speciaal.
Klik op OK en Excel voegt de cellen van het klembord toe aan de bestaande waarden voor item C.
Steve kan nu item D verwijderen en verder gaan. Deze methode is sneller en minder foutgevoelig dan het invoegen van een rij, het invoeren van de formule, het wijzigen van de formules in waarden en het overplakken van de originele cijfers. Het gaat niet veel sneller, maar alle beetjes helpen.
Plakken speciaal kan ook worden gebruikt om een enkele waarde toe te passen op een celbereik. Als u bijvoorbeeld 1000 cellen heeft die allemaal negatieven zijn en u ze moet wijzigen om positief te zijn:
- Zoek een tijdelijke cel en voer -1 in als de waarde in die cel
- Kopieer de tijdelijke cel
- Markeer uw bereik van 1000 cellen
- Gebruik Bewerken> Plakken speciaal> Vermenigvuldigen om al die 1000 cellen met min 1 te vermenigvuldigen.
Dus de volgende keer dat u op het punt staat een tijdelijke rij in te voegen om een berekening uit te voeren, probeer dan deze andere opties uit het dialoogvenster Plakken speciaal om uw leven te vereenvoudigen.
