Steve, een klant van de Carolina's, stelde de vraag die tot deze tip leidde. Het is gebruikelijk dat gegevens die uit een extern systeem zijn geïmporteerd, een datumveld hebben. Er is een eenvoudige methode om in een draaitabel het datumveld om te zetten naar weken, maanden, kwartalen of jaren.
Draaitabellen zijn echt een geweldige functie van Excel. Als u niet bekend bent met het maken van een draaitabel, bekijkt u Excel Pivot Table Advanced Tricks.
Ik gebruik redelijk vaak draaitabellen en heb onlangs de mogelijkheid ontdekt om datums automatisch in maanden of jaren te groeperen voor analyse in draaitabellen.
Met behulp van de normale draaitabelwizard is het redelijk eenvoudig om gegevens zoals die aan de linkerkant worden weergegeven, te nemen en de onderstaande draaitabel te maken. Deze eenvoudige draaitabellen hebben datums die aan de zijkant lopen, regio's die bovenaan staan.
In de dagen van Excel 95, als u de dagelijkse datums door maanden wilde vervangen, moest u uw toevlucht nemen tot het invoegen van een nieuwe kolom in uw brongegevens met de functie day (). In de huidige versie van Excel is er een gemakkelijkere manier.
Klik met de rechtermuisknop op het datumveld in uw draaitabel om te beginnen. Kies Groep en overzicht in het pop-upmenu en kies vervolgens Groep …
Merk op dat deze optie alleen beschikbaar is voor velden in het rij- of kolomgedeelte van de draaitabel. Als u een veld in de sectie Pagina van een draaitabel wilt groeperen, moet u het eerst naar kolommen slepen, groeperen en vervolgens weer omhoog slepen naar de sectie Pagina.
Excel biedt 7 standaard groeperingsniveaus. U kunt een of meer van deze selecteren in het dialoogvenster Groepering. Als u een enkel groeperingsniveau selecteert, blijft het draaitabelveld (in dit geval InvDate) als een veld behouden, maar wordt het nu gegroepeerd op het specifieke niveau weergegeven.
Als u toevallig verschillende groeperingsniveaus selecteert (bijvoorbeeld Maand, Kwartaal, Jaar), dan zal Excel een nieuw veld toevoegen aan de lijst met draaivelden voor de 2e en 3e groep. Standaard wijst Excel een naam toe zoals "Kwartalen" of "Jaar" aan deze latere draaitabellen. Daarom is deze tip een geweldige oplossing voor de vraag: "Waarom heeft mijn draaitabel extra velden met de naam" Jaren "die niet in mijn brongegevens voorkomen?"
De standaard naamgevingsconventie van Excel voor het 2e en 3e groeperingsniveau laat veel te wensen over als u 2 datumvelden in uw draaitabel heeft en u ze beide groepeert tot maanden, kwartalen en jaren. Stel dat u een veld heeft voor de vervaldatum en een ander veld voor de werkelijke voltooiingsdatum. Als u beide velden groepeert tot maanden, kwartalen en jaren, biedt de draaiveldlijst tweemaal kwartalen en jaren, en moet u onthouden in welke volgorde u de velden hebt toegevoegd wanneer u ze later van de draaiveldlijst naar de draaitabel. Om deze reden raad ik aan om het veldinformatiedialoogvenster te gebruiken om het veld te hernoemen van jaren naar iets meer betekenis.
Nadat u hebt opgegeven dat u InvDate wilt groeperen op maand, wordt de draaitabel opnieuw berekend en worden de datums samengevouwen tot één per maand. Dit is een zeer efficiënte methode voor het leveren van overzichtsniveaus van gegevens met een datumcomponent.
