Een mysterie van mijn live Power Excel-seminar in Atlanta voor de Gulf South Council van de IMA: je hebt twee kolommen met getallen. Onderaan elke kolom staat een AutoSom. Tijdens het invoegen van rijen, stopt de AutoSom in één kolom met werken. Wat zou dat kunnen veroorzaken?
Stel dat u op deze manier begint met twee kolommen met getallen. Selecteer B10: C11 en druk op alt = "" + = om twee AutoSum-berekeningen in te voeren.
Voeg een nieuwe rij in 10. Typ 100 in B10 en 200 in C10. Beide totalen worden bijgewerkt zoals verwacht.
Maar om het probleem te introduceren, voegt u een rij 11 in voor Jicama. Typ een waarde in B11 maar niet in C11. Alles lijkt nog steeds in orde, maar je hebt nu de fout geïntroduceerd.
De totaalformule in C12 hierboven wordt niet bijgewerkt als u geen getal in C11 typt.
Voeg een rij 12 in en typ getallen in beide kolommen. Kolom B wordt bijgewerkt, maar kolom C niet.
Zelfs als je teruggaat en op dit punt een 0 in C11 typt, is het te laat, de AutoSum is gestopt met updaten.
Het feit dat de AutoSom zich uitbreidt, is te wijten aan deze instelling in Bestand, Opties, Geavanceerd:
Maar de nieuwe functie (Excel 2000?) Om gegevensbereiken uit te breiden, is gebaseerd op een geheimzinnige reeks regels. Het gegevensbereik moest 3 opeenvolgende cellen zijn en u voegt aan het einde een nieuwe rij of kolom toe. Blijkbaar is het niet voldoende om een lege cel toe te voegen. U moet iets in die cel typen om de functie te laten plaatsvinden.
Wat is de tijdelijke oplossing? Voeg een lege rij toe tussen uw laatste rij met gegevens en uw som. Neem de lege rij op in de som. Ik ga de extra stap om de rijhoogte in te stellen op 3 en een donkergrijze vulling te gebruiken, zodat de extra rij eruitziet als een boekhoudkundige onderstreping. Dat moedigt mensen aan om nieuwe rijen "boven de lijn" in te voegen en zorgt ervoor dat de formule blijft werken.
Bekijk video
Videotranscriptie
Leer Excel van Podcast, aflevering 2199: probleem met twee AutoSum.
Hé, welkom terug bij de netcast, ik ben Bill Jelen. Een paar weken geleden was ik in Atlanta, Georgia, voor de bijeenkomst van de Gulf South Council van de IMA. Daarin kwamen veel geweldige vragen naar voren, waaronder deze die me stomverbaasd vond. Iemand zei dat ze twee kolommen met AutoSom hadden - dus deze twee cellen hier, druk op de AutoSom-knop (Alt + =) - en dat ze terwijl ze aan het werk waren rijen invoegen, rijen invoegen, rijen invoegen en dan plotseling Kolom 2 zou stoppen met werken. Nu, dat was bizar, zoals, waarom zou dat ooit gebeuren? Maar toen, weet je, terwijl ik er doorheen sprak, begon ik te repliceren wat er aan de hand was.
Dus we komen hier, we doen Alt + IR om een rij in te voegen, typ het volgende item en 100. Die 800 verandert in 900, dat is perfect; 200, 1600 verandert in 1800, dat is perfect. Oké, maar voeg dan nog een rij in en deze heeft een waarde. Prachtig … de duizend veranderingen. Maar kolom 2 heeft om wat voor reden dan ook helemaal geen waarde. En dan voegen we een nieuwe rij in. Oké, kijk, daar komt het probleem om de hoek kijken. Nu gaat kolom 1 werken. Ik wil 123 invoeren en het nummer verandert. Maar hier, omdat ik niets voor Jicama in C11 heb getypt, als ik hier de waarde typ, 222, BAM … werkt het niet, toch?
Dus wat we daar tegenkomen, is dat Excel die formule uitbreidt. Als u drie of meer cellen heeft waarnaar de formule verwijst, en u voegt een vierde cel in, dan breiden ze deze uit; maar ze verlengen het alleen als u een nummer toevoegt. En, nou ja, we hebben hier geen nummer toegevoegd, dat veroorzaakt allerlei problemen. Dus mijn suggestie is dat we hier een lege rij gaan invoegen, en ik ga de kleur van deze lege rij veranderen - je hoeft de kleur van de lege rij niet te veranderen, maar ik hou van om de kleur van de lege rij te wijzigen. We gaan naar een mooi lichtgrijs en zetten dan je totaal hier, oké? In dit totaal, wanneer we de AutoSom gebruiken, zal deze de lege rij bevatten. Kopieer dat over.
En ik - dit is een professionele tip hier - ik maak zelfs voor mijn rijhoogte, klein, misschien 3, oké? Dus het lijkt erop dat we daar bijna een boekhoudkundige onderstreping plaatsen, weet u. En dan moet je ervoor zorgen dat je de nieuwe rijen altijd boven de lege rij invoegt.
Dus "Iceberg", "111", "222", geweldig. Voeg een nieuwe rij in: Jicama, verkeerd gespeld, "111", geweldig, niets. En voeg dan een nieuwe rij in: Kale, "111", "222", BAM! En het blijft werken. Oké. Dus als u die lege cellen wilt hebben, is het altijd een betere algemene benadering om een lege rij in uw AutoSom op te nemen en vervolgens de mensen die de spreadsheet gebruiken te trainen om altijd de extra nieuwe rijen boven de lege ruimte in te voegen. rij, en uw AutoSum zal doorgaan.
Dergelijke tips staan in mijn nieuwe boek, LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
Oké. Afleveringsoverzicht: we hebben twee kolommen met getallen; de AutoSom onder aan de tweede kolom stopt met werken, met tussenpozen; als het eenmaal breekt, is het voor altijd gebroken; het is wanneer u rijen invoegt en we hebben ontdekt dat u soms een cijfer weglaat; dus het is het beste om altijd een lege rij tussen de AutoSom en de cijfers te laten; en voeg vervolgens nieuwe rijen in boven die lege rij; je kunt de lege rij iets kleiner maken, de kleur veranderen, het ziet er eigenlijk uit als een onderstreping.
Nu, om de werkmap van de video van vandaag te downloaden, voor het geval je mee wilt werken, is de URL daar beneden in de YouTube-beschrijving. En hey, als je een leuke dag wilt, bekijk dan mijn aanstaande lijst met seminars. Ik zal die link ook in de YouTube-beschrijving plaatsen.
Ik wil je bedanken voor het langskomen, we zien je de volgende keer voor een nieuwe netcast van.
Download Excel-bestand
Om het Excel-bestand te downloaden: problem-with-two-autosum.xlsx
Excel-gedachte van de dag
Ik heb mijn Excel Master-vrienden om advies over Excel gevraagd. De gedachte van vandaag om na te denken:
"Mike Girvin zal wel een manier vinden"
Kevin Lehrbass
