Om deze tip op uw eigen computer uit te proberen, downloadt u CFH249.zip en pakt u het uit.
Vaak bouwen we spreadsheets die andere mensen kunnen invullen. Als die andere mensen Call for Help niet bekijken, zijn ze misschien niet zo handig met spreadsheets als jij. Deze mensen kunnen ongebruikelijke manieren vinden om het verkeerde type gegevens in te voeren: tekst invoeren waar u cijfers verwacht of regio's op de verkeerde manier spellen. Gebruik de gegevensvalidatiefuncties van Excel om te bepalen wat er in uw spreadsheet kan worden ingevoerd.
Standaard is elke cel in Excel zo ingesteld dat elke waarde is toegestaan. U kunt het dialoogvenster Gegevens - Validatie gebruiken om te bepalen welke waarden mensen in een cel kunnen invoeren.
Stel een cel in om gehele getallen tussen 1 en 50 toe te staan
In het onderstaande werkblad wilt u cel B1 beperken om alleen gehele getallen tussen 1 en 50 te accepteren.
Selecteer cel B1. Selecteer Gegevens - Validatie in het menu van Excel.
Aanvankelijk laat het dialoogvenster Gegevensvalidatie zien dat de cel is ingesteld om elke waarde toe te staan.
Kies Gehele nummer in de vervolgkeuzelijst Toestaan.
Nadat u Geheel getal hebt gekozen, verandert het dialoogvenster om een minimum- en maximumwaarde weer te geven. Voer hier 1 en 50 in.
Kies in het dialoogvenster Gegevensvalidatie het tabblad Invoerbericht. De waarden op deze pagina verschijnen in een tooltip die verschijnt wanneer iemand de cel selecteert. Voer een titel en wat tekst in om de persoon die het werkblad gebruikt te begeleiden.
Voer op het tabblad Foutmelding een foutbericht in dat wordt weergegeven als iemand een verkeerde waarde invoert.
Kies OK om het dialoogvenster te sluiten.
Wanneer iemand de celpointer naar cel B1 verplaatst, verschijnt er tooltip met uw tekst op het tabblad Invoerbericht.
Als ze een verkeerde waarde proberen in te voeren, presenteert Excel uw foutmelding.
Zodra ze een verkeerde waarde hebben ingevoerd, moeten ze ofwel de juiste waarde invoeren of op de Esc-toets drukken om uit de foutmelding te komen. Als u op Esc drukt, wordt de invoer in B1 gewist.
aanvullende details
U hebt enige controle over hoe waakzaam Excel zal zijn. Ik haat het als machines proberen te doen alsof ze slimmer zijn dan ik. Wat als uw bedrijf op een dag is gegroeid en het echt geldig is om een vertegenwoordiger # 51 te hebben? Als u de stijl wijzigt van Stop in Waarschuwing, zal Excel de persoon ontmoedigen om 51 in te voeren, maar het zal het toestaan. Dit is het tabblad Foutmelding:
Het resulterende foutbericht heeft een standaardknop die aangeeft dat het resultaat moet worden gewijzigd. De persoon die het werkblad gebruikt, kan Ja kiezen om de invoer van 51 toe te staan.
Als u de foutstijl wijzigt in Informatie, wordt de persoon gewaarschuwd dat ze een onverwachte waarde hebben ingevoerd, maar het berichtvenster is standaard ingesteld op OK zodat ze de verkeerde waarde kunnen behouden. In dat geval kunt u een bericht als dit gebruiken.
Voer een verkeerde waarde in en het foutbericht laat u graag de verkeerde waarde accepteren met een simpele druk op Enter om de standaardknop OK te selecteren.
Validatie gebruiken om een vervolgkeuzelijst te maken
Als je mensen in een regio laat typen, zul je al snel merken dat er tientallen manieren zijn om "West-Australië" in te voeren. Het zou beter zijn om mensen te laten kiezen uit een vervolgkeuzelijst met geldige waarden. Dit is heel eenvoudig in te stellen.
Ga eerst naar een afgelegen plek op het werkblad en typ uw lijst met geldige regio's.
Selecteer de cel met de vervolgkeuzelijst. Selecteer Gegevens - Validatie in het menu. Wijzig elke waarde in lijst. Selecteer in het tekstvak Bron het bereik dat uw lijst bevat. Laat in cel dropdown geselecteerd.
Het resultaat: elke keer dat de cel wordt geselecteerd, verschijnt er een vervolgkeuzepijl en is uw lijst beschikbaar.
aanvullende details
Misschien wilt u de lijst naar een ander werkblad verplaatsen, zodat deze niet per ongeluk wordt verwijderd. Technisch gezien zegt Microsoft dat dit niet is toegestaan. Er is echter een oplossing. Typ de lijst op een ander werkblad. Wijs een bereiknaam toe (Invoegen - Naam - Definiëren) aan dat bereik.
Stel validatie in op het originele werkblad. Voer in het vak Lijst een gelijkteken in en vervolgens de naam van het bereik op het andere werkblad.
Tooltips aan cellen toevoegen
Een interessant gebruik van validatie is om invoerberichten voor een cel in te stellen terwijl de andere tabbladen van het gegevensvalidatiedialoogvenster leeg blijven. Op deze manier accepteert het programma elke waarde zonder een foutmelding, maar wanneer iemand de celwijzer naar een cel verplaatst, ziet hij een tooltip die aangeeft welke waarden worden verwacht.
