Ik geef een les over Power Excel aan de Universiteit van Akron. Hoewel het wordt geadverteerd als een klasse voor gevorderden, zijn er altijd enkele basisconcepten die de studenten niet lijken te kennen. Ik ben verbaasd hoe de eenvoudigste technieken de meeste opwinding zullen veroorzaken. Dit is een van die tips.
Vandaag schreef Sajjad uit Dubai met een vraag. Hij heeft een database met voornaam in kolom A en achternaam in kolom B. Hoe kan hij voornaam en achternaam samenvoegen in een enkele kolom?
Dit is een van die vragen die je nooit in Excel-help kunt vinden, omdat niemand denkt te zoeken op het woord "aaneenschakeling". Heck, ik denk niet dat een normaal persoon ooit het woord concatenate gebruikt. Als u niet weet hoe u naar Concatenate moet zoeken, zult u nooit te weten komen dat de operator voor aaneenschakeling een ampersand is.
Begin met een basisformule van =A2&B2
Dit geeft u het resultaat dat wordt weergegeven in C2 hieronder:
Dit is een goed begin. We moeten echter echt voornaam, spatie en achternaam samenvoegen. Probeer deze formule:
=A2&" "&B2
Dan is de vraag: wil je MICKEY MANTLE schreeuwen, of zeg je liever Mickey Mantle? Gebruik de =PROPER()functie als u de naam wilt wijzigen in het juiste hoofdlettergebruik .
=PROPER(A2&" "&B2)
Vervolgens wilt u de formule naar alle cellen in de kolom kopiëren. Een sneltoetsmethode om dit te doen, is door te dubbelklikken op de vulgreep terwijl cel C2 is geselecteerd. De vulgreep is de donkere vierkante punt in de rechter benedenhoek van de celaanwijzer. De stip ziet er als volgt uit:
Als uw muisaanwijzer zich in de buurt van de punt bevindt, verandert de muisaanwijzer in een kruis zoals dit.
Dubbelklik en de formule wordt naar alle cellen in het bereik gekopieerd.
Opmerking: Excel gebruikt de kolom aan de linkerkant om uit te zoeken hoe ver cellen moeten worden gekopieerd na dubbelklikken. Als je toevallig een lege cel in B8 had, zou deze truc stoppen bij rij 7. Laat het aan Cher over om een probleem te veroorzaken.
Als dit het geval is, kunt u de vulgreep pakken en naar alle rijen slepen om de formule te kopiëren.
Opmerking 2: De Proper-functie is uitstekend, maar achternamen zoals McCartney worden niet goed in hoofdletters geschreven (zie cel C7). U moet de C na de Mc handmatig doorlopen en met een hoofdletter schrijven. Het zou ook een probleem hebben met VanHalen. Is dit lastig? Ja, maar het is gemakkelijker om een paar cellen te repareren dan alles in het juiste geval opnieuw te typen.
Formules omzetten in waarden
Nu je Voornaam Achternaam in kolom C hebt, kom je misschien in de verleiding om de kolommen A en B te verwijderen. Je kunt dit nog niet doen. Als u de kolommen A en B zou verwijderen, zouden alle formules in kolom C veranderen in de #REF! fout. Deze fout zegt: "Hé - je vertelde me dat de waarde in deze kolom van A2 en B2 zou moeten zijn, maar je hebt die cellen verwijderd, dus ik weet niet wat ik hier moet plaatsen!".
De oplossing is om de formules in waarden te veranderen voordat u de kolommen A en B verwijdert. Volg deze stappen:
- Markeer het celbereik in kolom C
- Kopieer die cellen naar het klembord met uw favoriete methode (de 4 methoden om uit te kiezen: Ctrl + C, of Bewerken - Kopiëren vanuit het menu, of het klembordpictogram op de werkbalk, of klik met de rechtermuisknop en kies Kopiëren).
- Kies Bewerken> Plakken speciaal in het menu zonder de selectie van de cellen ongedaan te maken. Kies Waarden in het dialoogvenster Plakken speciaal en kies OK. Met deze stap wordt de huidige waarde van elke cel in het bereik terug in de cel geplakt. In plaats van een formule te hebben, heb je nu een statische waarde. Het is veilig om de kolommen A en B te verwijderen.
Een cel met tekst samenvoegen met een cel met een getal
Over het algemeen zal dit redelijk goed uitpakken. In de onderstaande afbeelding heb ik de formule gebruikt om een zin samen te stellen met een naam in kolom A met een leeftijd in kolom C.
De truc is wanneer het nummer in het ene formaat wordt weergegeven en u wilt dat het in een ander formaat wordt gebruikt. Datums zijn hier een klassiek voorbeeld van. De datum van 11 december 1943 is feitelijk opgeslagen als een aantal dagen sinds 1 januari 1900. Als ik probeer de tekst in kolom A samen te voegen met de datum in kolom B, krijg ik een belachelijk resultaat.
De oplossing is om de =TEXT()functie te gebruiken . De tekstfunctie vereist twee argumenten. Het eerste argument is een cel met een getal. Het tweede argument is een aangepaste getalnotatie die aangeeft hoe het nummer moet worden weergegeven. De volgende formule levert een mooi opgemaakt resultaat op.
Er zijn veel coole technieken die in deze tip aan bod kwamen.
- Een formule om twee tekstkolommen samen te voegen met het ampersand als aaneenschakelingsoperator
- Hoe een cel aan een tekstwaarde te koppelen
- Hoe de PROPER-functie te gebruiken om namen in de juiste hoofdletters te veranderen
- Waarom krijg je een #REF! fout
- Speciale waarden plakken gebruiken om formules naar waarden te converteren.
- Een cel met tekst samenvoegen met een cel met een getal
- De TEXT-functie gebruiken om de weergave van een datum in een formule te regelen.
Dit concept is overgenomen uit Guerilla Data Analysis Using Microsoft Excel.
