Om deze tip op uw eigen computer uit te proberen, downloadt u CFH231.zip en pakt u het uit.
Draaitabellen zijn de krachtigste functie van Excel. Andere tips op deze site bespreken draaitabellen, maar de show van vandaag heeft het over twee interessante toepassingen van draaitabellen. Ten eerste kunt u een draaitabel gebruiken om een unieke lijst met waarden uit een veld te bedenken. Ten tweede kunt u een draaitabel gebruiken om het percentage items op een rij weer te geven.
De dataset heeft meer dan 10.000 rijen met verkoopgegevens. Er zijn kolommen voor klant, product, maand en verkochte hoeveelheid.
Unieke waarden vinden
De traditionele manier om unieke waarden uit een lijst te vinden, is door de opdracht Gegevens - Filter - Geavanceerd filter te gebruiken. U kunt echter ook een unieke zoeklijst maken met een draaitabel. Selecteer een enkele cel in de gegevensset. Kies in het menu Gegevens - Draaitabel en draaigrafiekrapport. Klik op Voltooien. U krijgt een lege draaitabel te zien, zoals hieronder weergegeven.
Om een unieke klantenlijst te krijgen, selecteert u het veld Klant en drukt u op de knop Toevoegen aan rijgebied.
Als je meetelt, waren dat in totaal vier klikken. Je kunt nu de cellen A5: A28 naar een ander werkblad kopiëren en je hebt een unieke lijst met klanten.
Percentage van totaal berekenen
Keer terug naar uw oorspronkelijke gegevensset en selecteer een enkele cel. Selecteer in het menu Gegevens - Draaitabel- en draaigrafiekrapport. Klik op Voltooien om een lege draaitabel te maken.
Kies Product in de lijst met draaitabelvelden en klik op Toevoegen aan rijgebied.
Kies vervolgens het veld Datum. Wijzig de vervolgkeuzelijst onder aan de veldenlijst in een kolomgebied en klik op de knop Toevoegen aan.
Kies het veld Cases. Wijzig de vervolgkeuzelijst in Gegevensgebied. Klik op de knop Toevoegen aan. De resulterende draaitabel toont de verkopen per product en maand.
Hoewel dit rapport een samenvatting is van 10.000 rijen gegevens, is het nog steeds een verwarrende wirwar van getallen. Het is echt moeilijk om trends in de gegevens te herkennen. Wanneer verkopen bananen het beste? Het is moeilijk te zeggen.
Dubbelklik op de knop Som van gevallen in cel A3 om het dialoogvenster Draaitabelveld weer te geven. Het dialoogvenster geeft u een aantal instellingen die u zelden hoeft te wijzigen. Kies echter de knop Opties om meer opties te zien.
Het uitgevouwen dialoogvenster geeft aan dat u de gegevens weergeeft als Normaal.
Selecteer de vervolgkeuzelijst Gegevens weergeven als. Er zijn mogelijkheden voor:
- Normaal
- Verschil met
- % van
- % Verschil van
- Totaal in
- % van rij
- % van kolom
- % van totaal
- Inhoudsopgave
Kies% van Rij voor de analyse van vandaag. Het basisveld en het basisitem zijn niet relevant voor het% van rij, dus die opties zijn grijs weergegeven. Kies OK om het dialoogvenster te sluiten en terug te keren naar de draaitabel.
In de resulterende draaitabel kun je zien dat de bananenverkopen het sterkst zijn in januari tot en met februari. Appels doen het het beste van september tot november en kersen doen het goed van mei tot juli.
Hoewel draaitabellen over het algemeen vier klikken nodig hebben om te maken, hebben ze veel extra functies die nog krachtigere analyses mogelijk maken. Mensen zijn vaak verbaasd dat Michael Alexander en ik 250 pagina's kunnen vullen over één kenmerk van Excel, maar als je alle verschillende opties in een draaitabel overweegt, verdient het wel een compleet boek.
Tips uit deze aflevering zijn afkomstig van Pivot Table Data Crunching.
