In de aflevering van vandaag heb ik vergeleken hoe je duplicaten kunt vinden of verwijderen. Excel 2007 biedt coole nieuwe manieren om dit te doen. De eerste 3 tips werken in elke versie van Excel. De laatste 2 methoden werken alleen in Excel 2007.
Methode 1:
Gebruik de unieke optie in geavanceerd filter
- Kopieer rechts van uw gegevens de kop van de kolom waarin u unieke waarden wilt vinden.
- Selecteer een cel in uw dataset.
- Kies in Excel 97-2003 Gegevens - Filter - Geavanceerd filter. Kies in Excel 2007 het pictogram Geavanceerd in de groep Sorteren en filteren van het gegevenslint.
- Kies Kopiëren naar een andere locatie
- Geef in het vak Kopiëren naar de kopie van uw kop op. In de figuur is dit cel D1
- Klik op het vakje voor Alleen unieke records
- Klik OK
Excel biedt u een unieke lijst met klanten in kolom D.
Methode 2:
Gebruik een formule om te bepalen of dit record uniek is
De AANTAL.ALS-functie kan tellen hoeveel records boven het huidige record overeenkomen met het huidige record. De truc om dit te laten werken, is om in de referentie een enkel dollarteken te gebruiken. Als u een formule invoert in C2 en u verwijst naar A $ 1: A1, zegt dit: "Begin met de absolute referentie van A1 en ga naar het record boven het huidige record". Wanneer u deze formule kopieert, blijft de eerste A $ 1 hetzelfde. De tweede A1 zal veranderen. In rij 17, de formule C2 gelezen: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Nadat u de formule in C2 hebt ingevoerd en naar alle rijen hebt gekopieerd, moet u C2: C15 kopiëren en vervolgens Bewerken - Speciale waarden plakken gebruiken om de formules naar waarden te converteren. U kunt nu aflopend sorteren op kolom C en de unieke waarden staan bovenaan de lijst.
Methode 3:
Gebruik een draaitabel om unieke klanten te krijgen
Een draaitabel is geweldig in het vinden van unieke waarden. Dit is de snelste manier in Excel 2000-2003.
- Selecteer een cel in uw dataset.
- Kies Gegevens - Draaitabel en Draaigrafiekrapport.
- Klik op Voltooien.
- Klik in de lijst met draaitabelvelden op het klantveld. Klik op de knop Toevoegen aan.
Excel toont u een unieke lijst met klanten.
Methode 4:
Nieuw in Excel 2007 - Gebruik voorwaardelijke opmaak om duplicaten te markeren
Excel 2007 biedt nieuwe methoden om duplicaten te vinden. Selecteer het klantenbereik. Kies op het startlint Voorwaardelijke opmaak - Markeer regels voor cellen - Dubbele waarden en klik op OK.
Als een naam twee keer wordt gevonden, zal Excel beide keren dat de naam voorkomt markeren. U wilt dan alle gemarkeerde cellen naar boven sorteren.
- Klik op een veld in de klantkolom. Klik op de AZ-knop in het datalint.
- Zoek een cel met een rode markering. Klik met de rechtermuisknop op de cel. Kies Sorteren - Zet de geselecteerde celkleur bovenaan.
Methode 5:
Nieuw in Excel 2007 - Gebruik het pictogram Duplicaten verwijderen
Waarschuwing!
Deze methode is zeer destructief! Maak een kopie van uw dataset voordat u dit doet!
- Kopieer uw gegevensbereik naar een leeg gedeelte van het werkblad
- Selecteer een cel in uw dataset.
- Kies op het gegevenslint Duplicaten verwijderen.
- Het dialoogvenster Duplicaten verwijderen geeft u een lijst met kolommen. Kies de kolommen waarmee u rekening moet houden. Als u bijvoorbeeld records moest verwijderen waarvan zowel de klant als de factuur identiek waren, vinkt u het vakje voor beide velden aan.
In dit geval probeert u een unieke lijst met klanten te krijgen, dus kies alleen het veld Klant.
- Klik OK.
Excel verwijdert records uit uw dataset. Het zal melden dat n duplicaten zijn verwijderd en dat nn records blijven bestaan.
Zoals u kunt zien, zijn er veel methoden om met duplicaten om te gaan. Excel 2007 voegt twee nieuwe tools toe aan uw arsenaal.
In mijn ervaring proberen auditors vaak duplicaten te lokaliseren om te detecteren of een rapport overdreven is. Toen ik Excel voor Auditors schreef , behandel ik zowel Excel 2003 als Excel 2007.
