De kracht van draaitabellen - TechTV-artikelen

Ze zijn terug!!!!

Het is geweldig dat de tv-show Call for Help weer in de lucht is op TechTV Canada. Dit zijn mijn shownotities van mijn verschijning in aflevering 31.

25-jarig jubileum

In 2004 is het 25 jaar geleden dat de uitvinding die de wereld veranderde - de elektronische spreadsheet - werd uitgevonden. In 1978 bestond een spreadsheet uit groen grootboekpapier, een mechanisch potlood en een gum.

Als u in de bovenstaande afbeelding ontdekt dat een nummer niet klopt, moet u alle hieronder rood gemarkeerde nummers wissen.

In 1979 veranderden twee jongens alles. In 1978 stelde een MIT-student genaamd Dan Bricklin zich een rekenmachine voor met een muisbal op de bodem. Hij dacht dat het cool zou zijn om terug te kunnen bladeren door eerdere invoer, een nummer te wijzigen en alle toekomstige berekeningen te laten bijwerken. Samen met Bob Frankston ontwikkelden ze 's werelds eerste elektronische spreadsheet. In oktober 1979 brachten ze een VISIble CALCulator uit voor de Apple IIe en noemden die VisiCalc. Hier is een schermafbeelding van VisiCalc

Vóór VisiCalc was er geen dwingende reden om een personal computer te kopen. Gingen bedrijven duizenden dollars uitgeven om MicroChess te spelen? VisiCalc dreef letterlijk de hele pc-industrie aan, aangezien veel bedrijven een pc kochten om VisiCalc te laten draaien. Dan Bricklin en Bob Frankston belandden op de cover van Inc. Magazine. Dat is Bob aan de linkerkant en Dan aan de rechterkant.

Als u vandaag DanBricklin.com bezoekt, kunt u een werkkopie van VisiCalc downloaden die in een DOS-box onder Windows kan worden uitgevoerd. Opmerkelijk genoeg is het volledige programma slechts 28K !.

Draaitabellen

De dingen hebben in 25 jaar een lange weg afgelegd. Tegenwoordig is Microsoft Excel erg krachtig. De krachtigste functie in Excel is een draaitabel. Deze werden oorspronkelijk geïntroduceerd in het midden van de jaren 80 toen Lotus Improv uitkwam.

Begin met goed opgemaakte gegevens in Excel

Uw gegevens mogen geen volledig lege rijen of kolommen bevatten. Boven elke kolom moet een unieke kop staan. U moet ervoor zorgen dat de koppen zich in één rij bevinden in plaats van twee of drie rijen te beslaan. Mijn voorbeeldgegevens zijn honderden rijen factuurgegevens.
Selecteer een enkele cel in de gegevensset.

Selecteer in het menu Gegevens> Draaitabel en draaigrafiekrapport.
Klik in stap 1 van de Draaitabelwizard op Voltooien om alle standaardinstellingen te accepteren.
Je hebt nu een nieuw werkblad in je werkmap. Alle velden die beschikbaar zijn in uw dataset, verschijnen in de lijst met draaitabelvelden.
Stel dat uw manager een rapport wil van de omzet per regio en product. Sleep het regioveld uit de veldenlijst en zet het neer in de sectie Rijvelden hier. Merk op dat wanneer de muis zich op de juiste locatie bevindt, de muisaanwijzer verandert en de blauwe balk uiterst links van de draaitabel weergeeft.
Sleep vervolgens het productveld uit de lijst met velden en zet het neer in de sectie Kolomvelden hier. In de volgende afbeelding ziet u hoe het blauwe gedeelte van de muisaanwijzer zich in de 2e rechthoek van boven bevindt.
Sleep vervolgens het veld Opbrengst uit de lijst met velden en zet het neer in de sectie Gegevensitems. Het blauwe gedeelte van de muisaanwijzer bevindt zich in het hoofdgedeelte van het werkblad.
Uw draaitabelrapport is voltooid. Je hebt heel snel honderden rijen met gegevens samengevat in een klein rapport voor je manager.
Als je manager net als de mijne is, zal ze dit zien en zeggen dat het bijna perfect is. Kun je het opnieuw doen met producten die kleiner worden en regio's die bovenaan staan? Dit is waar de draaitafel uitstekend is.

U kunt de koppen van het grijze veld eenvoudig naar een nieuwe locatie slepen om het rapport te wijzigen.
Binnen 2 seconden heeft u het rapport gewijzigd om aan het verzoek van de manager te voldoen.
Als de manager een andere weergave wil, sleept u het productveld terug naar de veldenlijst en vervangt u het door het datumveld.

Datum magie

In de afbeelding hierboven heb je een dagverslag. Buiten de productiefabriek hebben niet veel mensen de gegevens overdag nodig. De meesten willen een samenvatting per maand. Hier is de geheime manier om het dagelijkse rapport om te zetten in een maandelijks rapport. Klik eerst met de rechtermuisknop op het tabblad Datumveld. Kies Groep en Toon detail en vervolgens Groep.
Kies maanden, kwartalen en jaren in het dialoogvenster Groepering. Klik OK.

U heeft uw rapport nu gewijzigd van een dagrapport naar een maandrapport.

Top 10 klanten

Verwijder de datumvelden uit de draaitabel door ze terug te slepen naar de veldenlijst. Zodra het pictogram verandert in een rode X kunt u de muisknop loslaten om het veld te verwijderen.
Sleep het klantveld naar de draaitabel zodat je een overzicht hebt van alle klanten. Als u een rapport opstelt voor de vice-president, geeft hij misschien niet om de hele lijst met klanten. Hij wil misschien gewoon de top 10 of top 5 klanten zien. Klik met de rechtermuisknop op het grijze klantveld om te beginnen. Kies Veldinstellingen.
Klik in het dialoogvenster Veldinstellingen op Geavanceerd (hoe had iemand dit ooit moeten vinden ???).
Aan de rechterkant van het dialoogvenster Geavanceerde opties voor draaitabelveld bevindt zich de functie Top 10 Autoshow. Kies het keuzerondje voor Aan. Wijzig desgewenst om de top 5 of 15 weer te geven.
Ik heb het niet vermeld op de show, maar je kunt het resultaat ook sorteren in dit dialoogvenster. Selecteer aan de linkerkant aflopend en vervolgens Som van omzet.
Klik op OK om dit dialoogvenster te sluiten. Klik nogmaals op OK om het dialoogvenster Veldinstellingen te sluiten. Het resultaat is een rapport van de topklanten, van hoog naar laag.

AutoOpmaak gebruiken

Als u een draaitabel probeert op te maken en deze vervolgens draait, gaat uw opmaak mogelijk verloren. De draaitabelwerkbalk biedt een speciale Autoformat-knop. Kies deze knop zoals weergegeven
U heeft nu 22 kant-en-klare formaten voor uw rapport. Gebruik de schuifbalk om ze allemaal te zien. Selecteer een interessant formaat en kies OK.
Het resulterende rapport is opgemaakt en behoudt de opmaak zelfs nadat het naar een nieuw rapport is gedraaid.