Iemand van de Amerikaanse legerreservaten vroeg:
Ik heb een eenvoudige spreadsheet met vervaldatums. Is er een manier om de vervaldatums groen te laten worden als ze 10 dagen weg zijn en vervolgens rood als ze 5 dagen weg zijn?
Dit is een gemakkelijke taak met voorwaardelijke opmaak. Deze functie is geïntroduceerd in Excel 95. Hiermee kunt u maximaal drie voorwaarden specificeren en automatisch de celopmaak wijzigen op basis van die voorwaarden. U kunt het lettertype wijzigen, het lettertype vet maken, de kleur en de achtergrondkleur wijzigen. Als u cellen heeft die u wilt controleren om te zien of ze een bepaalde tolerantie behouden, is voorwaardelijke opmaak een geweldig hulpmiddel om te gebruiken.
De beste methode is om de voorwaardelijke indeling voor de eerste cel in uw kolom met datums in te stellen en die indeling vervolgens naar alle andere cellen in het bereik te kopiëren.
Stel dat uw datumbereik in E2: 200 ligt. U zou cel E2 selecteren en deze stappen volgen: (scroll een beetje naar beneden om de afbeelding te zien terwijl u leest …)
- Kies in het menu Opmaak - Voorwaardelijke opmaak …
- Aan de linkerkant van het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak is er een vervolgkeuzelijst met de tekst "Celwaarde is". Klik op die DropDown en verander de waarde in "Formula Is". Dit zal de rechterkant van het dialoogvenster veranderen in één lang veld.
- Voer in dat veld deze formule in:
=(E2-TODAY())<6(Let op: als uw eerste datum niet in E2 staat, wijzigt u de E2 in de cel waarin u zich bevindt) - Klik op de knop Opmaak onder aan het dialoogvenster voor voorwaardelijke opmaak.
- In het midden van het tabblad Lettertype is een vervolgkeuzelijst met kleuren. Kies Rood. Of - kies geel en kies Rood op het tabblad Patronen. Dat zorgt ervoor dat ze echt opvallen. Klik op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak.
De bovenstaande stappen zorgen ervoor dat vervaldatums binnen 5 dagen na vandaag rood worden. Voer de volgende stappen uit terwijl u zich nog in het dialoogvenster voor voorwaardelijke opmaak bevindt:
- Klik op de knop Toevoegen >> onder aan het dialoogvenster en er verschijnt een nieuwe voorwaarde 2.
- Wijzig 'Celwaarde is' in 'Formule is'
- Voer een formule in
=(E2-TODAY())<11 - Klik op de knop Formaat en kies een blauw lettertype en een groen patroon. Klik op OK om het dialoogvenster Cellen opmaken te sluiten.
- Uw Conditional Formatting Dialog zou er als volgt uit moeten zien. Klik OK.
We zijn er bijna. Nadat u al deze stappen hebt doorlopen om de voorwaardelijke indeling voor de eerste cel te krijgen, kunt u de functie Plakken speciaal gebruiken om de indelingen naar uw hele datumbereik te kopiëren. Wanneer u speciaal plakt - opmaak, wordt de voorwaardelijke opmaak ook gekopieerd.
- Selecteer de cel waaraan u de conditonale opmaak hebt toegevoegd. In dit voorbeeld is het E2.
- Kies Bewerken - Kopiëren in het menu.
- Markeer alle andere datums in uw gegevens - E3: E200. ALS u meer gegevens gaat toevoegen, kunt u gerust enkele extra rijen markeren.
- Kies Bewerken - Plakken speciaal … in het menu
- Kies in het dialoogvenster Plakken speciaal het 4e item in de linkerkolom - Formaten.
- Klik OK.
Hierdoor wordt de voorwaardelijke opmaak naar alle cellen gekopieerd die u hebt geselecteerd. Merk op dat het ook randen en getalnotaties kopieert, dus het kan zijn dat u uw randen opnieuw moet aanpassen nadat u deze bewerking hebt uitgevoerd.
Opmerkingen:
- Er is een limiet van 3 voorwaardelijke opmaak die op elke cel kan worden toegepast. Met inbegrip van de standaardopmaak die van toepassing is op de cellen die aan geen van de voorwaarden voldoen, betekent dit dat u automatisch maximaal 4 opmaak kunt toepassen op een cel.
- Als je dit naar meer dan 4 formaten wilt uitbreiden, zul je een macro in VBA moeten schrijven. De macro zal relatief langzaam zijn, omdat alle cellen moeten worden bijgewerkt nadat u een wijziging in de spreadsheet hebt aangebracht. U kunt hiervoor ook een Excel-adviseur inhuren.
- Het moeilijkste deel van het instellen van voorwaardelijke opmaak is het typen van de formule in het formulevak. Denk eraan om de formule altijd met een gelijkteken te beginnen. Er kan een heel hoofdstuk in het boek staan dat is gewijd aan de verschillende formules die in dit vak kunnen worden getypt. Het is mogelijk om formules in te voeren die volledig afhankelijk zijn van andere cellen.
- Als u het formule-item verlaat en later teruggaat om de formule te bewerken, heeft Excel de vervelende gewoonte om het backspace-teken te interpreteren als een poging om naar cellen te verwijzen. Dit zal uw formule altijd in het verkeerde veranderen. Druk op Escape om terug te keren naar de oorspronkelijke formule. Het is handig om de foutieve tekst met de muis te markeren en vervolgens meer te typen.
