De vervolgkeuzelijsten voor filters zijn al tientallen jaren in Excel, maar er zijn twee snellere manieren om te filteren. Normaal gesproken selecteert u een cel in uw gegevens, kiest u Gegevens, Filter, opent u het vervolgkeuzemenu op een kolomkop, schakelt u Alles selecteren uit en scrolt u door een lange lijst met waarden om het gewenste item te vinden.
Een snellere manier is om in het zoekvak te klikken en voldoende tekens te typen om uw selectie uniek te identificeren. Zodra de enige zichtbare items (Alle zoekresultaten selecteren), Huidige selectie aan filter toevoegen en de gewenste klant zijn, drukt u op Enter.
Maar de snelste manier om te filteren kwam van Microsoft Access. Microsoft Access heeft een concept uitgevonden met de naam Filter by Selection. Het is eenvoudig: zoek een cel die de gewenste waarde bevat en klik op Filter op selectie. De vervolgkeuzelijsten voor filters zijn ingeschakeld en de gegevens worden gefilterd op de geselecteerde waarde. Niets is eenvoudiger.
Vanaf Excel 2007 kunt u met de rechtermuisknop op de gewenste waarde in het werkbladraster klikken, Filter kiezen en vervolgens Op geselecteerde cellenwaarde kiezen.
Raad eens? De filter op selectie-truc is ook ingebouwd in Excel, maar is verborgen en verkeerd gelabeld.
Hier ziet u hoe u deze functie aan uw werkbalk Snelle toegang kunt toevoegen: Klik met de rechtermuisknop ergens op het lint en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen.
Er zijn twee grote keuzelijsten in het dialoogvenster. Open boven de linker keuzelijst de vervolgkeuzelijst en verander van populaire opdrachten naar opdrachten die niet in het lint staan.
Blader in de linker keuzelijst naar het commando AutoFilter en kies het. Dat klopt: het pictogram dat filtert op selectie, heeft het verkeerd gelabelde AutoFilter.
Klik in het midden van het dialoogvenster op de knop Toevoegen >>. Het AutoFilter-pictogram wordt naar de rechter keuzelijst verplaatst, zoals hieronder wordt weergegeven. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.
Hier ziet u hoe u de opdracht gebruikt: Stel dat u alle verkopen van widgets in de regio West wilt zien. Kies eerst een cel in kolom B die West bevat. Klik op het AutoFilter-pictogram in de werkbalk Snelle toegang.
Excel schakelt de vervolgkeuzelijsten voor filters in en kiest automatisch alleen West uit kolom B.
Kies vervolgens een cel in kolom E die Widget bevat. Klik nogmaals op het AutoFilter-pictogram.
U kunt dit proces voortzetten. U kunt bijvoorbeeld een cel Hulpprogramma's in de kolom Sector kiezen en op AutoFilter klikken.
Voorzichtigheid
Het zou geweldig zijn als u cellen meervoudig zou kunnen selecteren voordat u op het AutoFilter-pictogram klikt, maar dit werkt niet. Als u de verkoop van widgets en gadgets wilt zien, kunt u Filter op selectie gebruiken om widgets te krijgen, maar dan moet u de vervolgkeuzelijst Filter gebruiken om gadgets toe te voegen. Ook: als u zich in een Ctrl + T-tabel bevindt, kunt u het AutoFilter-pictogram in de werkbalk Snelle toegang niet gebruiken. U kunt nog steeds met de rechtermuisknop op een cel klikken en Filter, Op geselecteerde cellenwaarde kiezen.
Hoe kan het dat deze functie in Excel is sinds Excel 2003, maar Microsoft documenteert het niet? Het was nooit echt een officiële functie. Het verhaal is dat een van de ontwikkelaars de functie heeft toegevoegd voor intern gebruik. In Excel 2003 was er al een AutoFilter-pictogram op de standaardwerkbalk, dus niemand zou de moeite nemen om het ogenschijnlijk overbodige AutoFilter-pictogram toe te voegen.
Deze functie is toegevoegd aan het rechtsklikmenu van Excel 2007 - maar drie klikken diep: klik met de rechtermuisknop op een waarde, kies Filter en kies vervolgens Filter op geselecteerde celwaarde.
Dank aan Excel MVP Roger Govier om erop te wijzen dat u Filter op geselecteerde cellen nog steeds kunt gebruiken in een Ctrl + T-tabel.
