Opmerking
Katie Sullivan is een projectmanager in het Microsoft Word-team. Voor deze tip geef ik het podium over aan Katie.
Hoewel Excel-fans soms plagen dat Word en PowerPoint freeware-apps zijn die bij Excel worden geleverd, zijn er momenten waarop Microsoft Word een functie biedt die Excel niet biedt. In die gevallen is het logisch om uw gegevens vanuit Excel te kopiëren, in Word te plakken, de opdracht uit te voeren en vervolgens terug te kopiëren naar Excel. Hier zijn enkele voorbeelden van technieken die beter worden afgehandeld in Word dan in Excel.
Techniek 1: Converteren naar Upper, Lower, Proper
Als u van hoofdletters naar kleine letters of juist hoofdletters moet converteren, heeft Word een sneltoetscombinatie. Kopieer de gegevens naar Word en wissel tussen hoofdletters en kleine letters met Shift + F3.
Techniek 2: kogels toevoegen
Als u opsommingstekens aan Excel-cellen wilt toevoegen, is dat in Word veel gemakkelijker dan in Excel. Kopieer de cellen naar Word en pas een opsommingsteken toe. Kopieer vanuit Word en plak terug naar Excel. Mogelijk moet u het pictogram Inspringing verkleinen een paar keer gebruiken.
Tip
Als u een celbereik hebt dat tekst bevat, selecteert u het bereik en drukt u op Ctrl + 1 om het dialoogvenster Cellen opmaken te openen. Kies vervolgens op het tabblad Nummer de optie Aangepast in de lijst aan de linkerkant. Klik in het vak Type en wis alles wat daar staat. Houd de alt = "" -toets ingedrukt terwijl je op de 7 op het numerieke toetsenbord drukt. Er zou een kogel moeten verschijnen. Typ een spatie en vervolgens een @.
Techniek 3: Formules visualiseren en kleuren
Als je een enorm lange formule hebt, bijvoorbeeld een met 10 geneste IF-instructies, kun je deze in Word plakken en kleuren gebruiken en Shift + Enter om de formule te spaties om de formule te begrijpen. (Eén weerwoord van het Excel-team: je kunt de formulebalk uitvouwen en Alt + Enter gebruiken om een formule op te splitsen in meerdere regels. Of je kunt de geweldige RefTreeAnalyser Add-in van Jan Karel Pieterse gebruiken.
Techniek 4: Snellere SmartArt
Word biedt de optie Tekst naar SmartArt converteren. Hoewel Excel ook SmartArt biedt, is het daar niet erg handig omdat u de vermeldingen een voor een naar het SmartArt-paneel moet kopiëren.
Techniek 5: gegevens extraheren uit een pdf
Stel dat iemand een Excel-werkmap heeft en die werkmap opslaat als pdf. Ze sturen het naar je toe. Dit is vervelend en ze willen duidelijk niet dat u de gegevens opnieuw gebruikt. Als u de pdf opent in Acrobat Reader, de gegevens kopieert en in Excel plakt, wordt deze in een enkele kolom afgewikkeld. Maar hier is het geheim: plak die gegevens eerst in Word. De rijen en kolommen worden correct geplakt. U kunt vervolgens vanuit Word kopiëren en weer in Excel plakken. (Als je vastzit in een pre-2013-versie van Office, raad ik Able2Extract aan.)
De originele gegevens worden links hieronder weergegeven en u kunt aan de rechterkant zien hoe het eruitziet als u rechtstreeks vanuit PDF naar Excel plakt. U kunt zien dat de gegevens "afwikkelen", waarbij B1: C1 naar A2: A3 gaat, enzovoort.
Plak diezelfde gegevens in Word.
Kopieer vanuit Word en plak in Excel.
De gegevens blijven in de oorspronkelijke volgorde. U kunt Word Wrap ongedaan maken en de kolombreedte aanpassen om terug te gaan naar de oorspronkelijke gegevens.
Techniek 6: verander de opmaak van woorden in Excel
Als u tekstzinnen in Excel heeft, is het mogelijk om één woord te selecteren in de bewerkingsmodus en de kleur van dat woord te wijzigen. Maar het wereldwijd veranderen van de kleur van alle exemplaren van het woord in Excel is vervelend. Plak in plaats daarvan de gegevens in Word en druk op Ctrl + H. Verander hond in hond. Klik op Meer >> en kies vervolgens Opmaak, Lettertype. Kies Rood. Klik op Alles vervangen.
Kopieer vanuit Word en plak terug naar Excel. Onderstaande figuur laat zien waar je uitkomt.
Techniek 7: Vervangen met behoud van tekenopmaak
Word behandelt ook een soortgelijk probleem: tekst vervangen maar de tekstopmaak laten zoals die is. Hieronder vindt u een overzicht van het beste huisdier. Iemand heeft bepaalde woorden in de tekst gemarkeerd.
Gebruik Ctrl + H om Zoeken en vervangen uit te voeren, zoals links wordt weergegeven. Als u Alles vervangen gebruikt en een zin is gewijzigd, gaan uw in-cel opmaak verloren. In de onderstaande figuur blijft de doorhaling in de eerste rij staan omdat in die rij het woord puppy niet voorkomt en dus niet is gewijzigd.
Kopieer naar Word om de opmaak in de originele tekst te behouden. Doe de vervanging in Word. Kopieer vanuit Word en plak terug naar Excel.
Met dank aan Katie Sullivan (een projectmanager van het Word-team!) Voor het bijdragen aan deze tip. Katie geeft duidelijk de voorkeur aan honden boven katten. Met dank aan Glenna Shaw en Oz du Soleil voor het bijdragen aan deze tip.
