Phil schreef vanmorgen met een vraag over het maken van grafieken in Excel.
Is er een manier om twee kolommen met start- en stopdatums voor individuele evenementen te nemen en een Gantt-diagram te maken zonder Excel te verlaten?
Dit onderwerp werd behandeld in de tip Tijdlijndiagram maken. Die tip uit de zomer van 2001 vermeldde dat je ook een Gantt-type diagram op een werkblad kon maken met voorwaardelijke opmaak. Dit type diagram zou de vraag van Phil oplossen.
Ik stel me voor dat de gegevens van Phil er ongeveer zo uitzien als de tabel aan de linkerkant. Er is een evenement, dan startdatums in kolom B en einddatums in kolom C. Ik gebruik jaren voor mijn voorbeeld, maar je zou gemakkelijk reguliere Excel-datums kunnen gebruiken.
De volgende stap zou gemakkelijk in een macro kunnen worden opgenomen, maar de echte focus van deze techniek is het instellen van de voorwaardelijke opmaak. Ik scande door mijn gegevens en merkte dat de datums variëren van 1901 tot 1919. Beginnend in kolom D, heb ik het eerste jaar 1901 ingevoerd. In E1 heb ik 1902 ingevoerd. Je kunt dan D1: E1 selecteren, klik op de vulgreep in de rechter benedenhoek van de selectie met je muis en sleep naar kolom W om alle jaren van 1901 tot 1920 in te vullen.
Om ervoor te zorgen dat de jaren minder ruimte in beslag nemen, selecteert u D1: W1 en selecteert u met Opmaak - Cellen - Uitlijning de verticale tekstoptie. Selecteer vervolgens Opmaak - Kolom - Autowidth en je zult alle 23 kolommen op het scherm kunnen zien.
Selecteer de cel linksboven in het Gantt-diagramgebied, of D2 in dit voorbeeld. Selecteer in het menu Opmaak - Voorwaardelijke opmaak. Het dialoogvenster heeft aanvankelijk een vervolgkeuzelijst aan de linkerkant die standaard is ingesteld op "Celwaarde is". Verander deze vervolgkeuzelijst in "Formule is" en de rechterkant van het dialoogvenster verandert in een groot tekstvak voor het invoeren van een formule.
Het doel is om een formule in te voeren die controleert of het jaar in rij 1 boven deze cel binnen het bereik van jaren valt in de kolommen B en C van deze rij. Het is belangrijk om de juiste combinatie van relatieve en absolute adressen te gebruiken, zodat de formule die we invoeren in D2 kan worden gekopieerd naar alle cellen in het bereik.
Er zijn twee voorwaarden om te controleren en beide moeten waar zijn. Dit betekent dat we gaan beginnen met de =AND()functie.
De eerste voorwaarde controleert of het jaar in rij 1 groter is dan of gelijk is aan het jaar in kolom B.Aangezien ik altijd wil dat deze formule verwijst naar rij 1, is het eerste deel van de formule D $ 1> = $ B2 . Merk op dat het dollarteken vóór de 1 in D $ 1 ervoor zorgt dat onze formule altijd naar rij 1 verwijst en dat het dollarteken vóór de B in $ B2 ervoor zorgt dat het altijd vergelijkbaar is met kolom B.
De tweede voorwaarde controleert of het jaar in rij 1 kleiner is dan of gelijk is aan de datum in kolom C. We moeten nog steeds dezelfde relatieve en absolute adressering gebruiken, dus dit is D $ 1 <= $ C2
We moeten beide voorwaarden combineren met de functie AND (). Dit zou zijn=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
Voer deze formule in het formulevak van het dialoogvenster Contionele opmaak in. Zorg ervoor dat u begint met een gelijkteken, anders werkt de voorwaardelijke opmaak niet.
Kies vervolgens een heldere kleur die moet worden gebruikt wanneer de toestand waar is. Klik op de Formaat… knop. Selecteer een kleur op het tabblad Patronen. Klik op OK om het dialoogvenster Cellen opmaken te sluiten en u zou een dialoogvenster voor voorwaardelijke opmaak moeten hebben dat er zo uitziet
Klik op OK om het vak Voorwaardelijke opmaak te sluiten. Als je cel linksboven in D2 toevallig binnen een jaar valt, wordt die cel geel.
Of de cel nu geel wordt of niet, klik op D2 en gebruik Ctrl + C of Bewerken - Kopiëren om die cel te kopiëren.
Markeer D2: W6 en selecteer in het menu Bewerken - Speciaal plakken - Formaten - OK. Het voorwaardelijke formaat wordt naar het volledige bereik van het Gantt-diagram gekopieerd en u krijgt een diagram dat er zo uitziet.
Voorwaardelijke opmaak is een geweldig hulpmiddel waarmee u eenvoudig Gantt-diagrammen rechtstreeks op het werkblad kunt maken. Houd er rekening mee dat u voor elke cel beperkt bent tot slechts drie voorwaarden. U kunt experimenteren met verschillende combinaties van voorwaarden. Om randen rond elke staaf in het Gantt-diagram te maken, heb ik drie voorwaarden gebruikt, zoals hieronder weergegeven, en voor elke voorwaarde verschillende randen.
