Af en toe komt er iets langs wat zo geweldig is, het verdient een plekje in het puntje van de week. Ik was vandaag verbaasd toen ik hoorde dat de fijne mensen in Redmond een ongelooflijk handig hulpmiddel hadden verpakt in Office 2000 Premium.
Sinds dit artikel is geschreven, zijn er verschillende nieuwe versies van QuickBooks. Enkele lezers hebben gemeld dat ze problemen hebben met het gebruik van deze invoegtoepassing met Quickbooks 2001 en latere software.
Als u een kleine bedrijfseigenaar bent die Quickbooks of Peachtree gebruikt, bent u het aan uzelf verplicht om een uur te nemen om met deze tool te experimenteren. Het heet de Small Business Financial Manager en het is verpakt op cd 2 van de Microsoft Office-installatieset. Het maakt geen deel uit van de standaardinstallatie, dus 95% van de Office 2000-gebruikers weet niet eens dat het beschikbaar is. Het kan rechtstreeks vanaf cd 2 worden geïnstalleerd. Nadat de installatie is voltooid, gaat u naar het menu Extra van Excel, selecteert u Add-ins en schakelt u Small Business Financial Manager in. Excel biedt dan een menu-item "Financieel Manager".
De tool heeft mijn Quickbooks-gegevens gezocht en gevonden. Het importeerde alle Quickbooks-gegevens voor gebruik in de financiële manager. Om dit punt te bereiken, inclusief het installeren van de invoegtoepassing, duurt ongeveer 20 minuten. Vanaf dit punt zijn de resultaten echter verbluffend.
De tool biedt een breed scala aan standaard boekhoudrapporten. U kunt het datumbereik kiezen en eenvoudig een rapport of diagram maken.
De meeste van deze rapporten zijn het standaardtarief dat u zou krijgen met Quickbooks of Peachtree.
Waar het pakket echt uitblinkt, is in de bedrijfsanalyse. Nadat ik de standaard industriële classificatie voor mijn bedrijf had ingevoerd, produceerde de tool een rapport van drie pagina's met alle standaardverhoudingen berekend op basis van mijn Quickbooks-gegevens, vergeleken met de werkelijke verhoudingen uit mijn branche. Er werd gedetailleerd uitgelegd hoe de ratio wordt berekend, of het beter is om hoger of lager te zijn dan gemiddeld, en wat het betekent om hoger of lager dan gemiddeld te zijn.
Het inzicht dat deze tools bieden, is van onschatbare waarde voor een nieuwe ondernemer.
Microsoft heeft uitstekend werk geleverd met deze add-in voor Excel. Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent met de premium- of kleine zakelijke versie van Office 2000, bent u het aan uzelf verplicht om deze gratis tool een draai te geven.
