Samenvoegen naar PDF vanuit Excel - Nieuws

Op 1 januari 2018 stijgt het minimumloon in New York City naar $ 13,50. Dit betekent dat miljoenen exemplaren van formulier LS 54S of formulier LS54 - Kennisgeving en bevestiging van betalingstarief naar werknemers moeten worden gestuurd. De staat New York verstrekt een blanco kopie van dit formulier als een met een wachtwoord beveiligde pdf. Hoe kunt u Excel gebruiken om honderden van dergelijke documenten voor uw medewerkers op te stellen?

Hoewel het proces voor het samenvoegen van Excel naar Word is gedocumenteerd op (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), kunt u een samenvoegbewerking uitvoeren van Excel naar een PDF?

Ik was verrast dat de beste oplossing voor dit proces het gebruik van Adobe InDesign is! Maar laat ik eerst mijn twee mislukte pogingen samenvatten:

• Mislukte poging 1: ik heb geprobeerd formulier LS54 in Excel te repliceren met behulp van een reeks schermknipsels om de cellen te wikkelen die de velden in Excel zouden bevatten. Dit duurde een eeuwigheid en toen ze werden afgedrukt, zagen de schermknipsels er vreselijk uit.

  

• Mislukte poging 2: gebruik Adobe Acrobat. Je zou denken dat de volledige versie van Acrobat een manier zou bieden om een ​​formulier in te vullen met behulp van Afdruk samenvoegen. Er is een optie Gegevens importeren onder Extra, Formulieren, Meer formulieropties. Ik verspilde de tijd om velden aan de pdf toe te voegen, importeerde de spreadsheet en ontdekte toen tot mijn teleurstelling dat ik maar één formulier tegelijk kon invullen. Kies Rij 2 en ik kan de eerste werknemer afdrukken. Maar dan zou ik Rij 3, Afdrukken, Kies Rij 4, Afdrukken, Rij 5, Afdrukken moeten kiezen, en dit gaat nooit werken voor 750 werknemers.

  

Het probleem oplossen met Adobe InDesign

Hier bij publiceren we boeken onder de Holy Macro! Boeken opdruk. We zijn geabonneerd op de Adobe Creative Cloud-suite, die ons Photoshop, Lightroom, Acrobat en iets dat InDesign heet, geeft. Kijk eens rond bij uw bedrijf, het is waarschijnlijk dat iemand in uw marketing- of creatieve afdelingen al een abonnement op Adobe Indesign heeft.

Met InDesign heb ik het probleem in minder dan een uur kunnen oplossen. Ik heb de stappen hier gedocumenteerd om uw proces te vereenvoudigen.

• Deel 1: converteer de met een wachtwoord beveiligde PDF naar een afbeelding

  1. Download het formulier LS54S van labor.ny.gov op formulier LS54S
  2. (Optioneel) Vloek naar de staat voor wachtwoordbeveiliging van de pdf
  3. Converteer de PDF naar een afbeelding. Als je Acrobat hebt, gebruik dan Bestand, Exporteren naar, Afbeelding, JPEG.webp. Als u dat niet doet, kunt u het knipprogramma in Windows gebruiken om het formulier vast te leggen. Zorg ervoor dat Acrobat Reader het formulier 100% weergeeft.

• Deel 2: Bouw het document in InDesign

  4. Open Adobe InDesign. Kies Bestand, Nieuw, Document. De eerste stap in het dialoogvenster Nieuw document is om op het tweede pictogram onder Oriëntatie te klikken om uw document landschap te maken. Verander de eenheden in inches, breedte in 11, hoogte in 8,5. Verander de bovenmarge in 0 en InDesign maakt alle marges 0.

     
  5. Dubbelklik op de rechterkant van A-Master in het Pages-paneel

  6. Sleep vanuit Windows Verkenner de JPG.webp uit stap 3 en zet deze neer op het plakbord dat zich buiten de hoofdpagina bevindt. Als u nieuw bent bij InDesign, zou u denken dat u de afbeelding * binnen de pagina * moet slepen en neerzetten, maar dat zou verkeerd zijn. Ik deel een truc die ik heb geleerd van Anne Marie "Her Geekness" Concepcion. Als je ooit een master moet worden bij InDesign, moet je Anne Marie inhuren. Wanneer u de afbeelding op de hoofdpagina neerzet, kunt u niet bij de formaatgrepen komen. Plaats in plaats daarvan de afbeelding net buiten de hoofdpagina. U hebt nu toegang tot de formaatgrepen. Pas het formaat van het document aan zodat het op de pagina past door Shift ingedrukt te houden terwijl u de formaatgreep linksboven naar beneden sleept. Zodra het document iets kleiner is dan de pagina, sleept u het over de rechter basispagina. Maak je geen zorgen dat je de helft van de tekst hebt afgesneden!

     
  7. Druk op mijn favoriete sneltoets aller tijden: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Hierdoor past de hele afbeelding in het nieuw verkleinde frame. Ik ken tientallen sneltoetsen in Excel. Ik ken maar twee sneltoetsen in InDesign en Ctrl + alt = "" + Shift + E is er een van. Het intimideert me volledig dat InDesign mogelijk 25 andere sneltoetsen heeft, zoals Ctrl + alt = "" + Shift + A tot en met Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• Deel 3: Vul de vaste velden in

  Er zijn enkele velden op het formulier die voor alle werknemers hetzelfde zijn. De bedrijfsnaam kan bijvoorbeeld voor iedereen hetzelfde zijn. Hier is hoe u wat tekst toevoegt aan de hoofdpagina in InDesign.

  8. Druk op de F-toets om de framemodus te starten. Teken met je muis een rechthoek waar je de vaste tekst wilt laten verschijnen. In eerste instantie zal dit frame een X hebben.

     
  9. Klik met de rechtermuisknop op uw nieuw getekende frame. Kies halverwege het lange contextmenu Context, tekst.
  10. Druk op de T-toets om de tekstinvoermodus te openen

  11. Klik in het vak en typ de vaste tekst. Als u het lettertype moet wijzigen, selecteert u de tekst en gebruikt u het "A" -pictogram boven uw scherm om de tekengereedschappen weer te geven.

      

  12. Herhaal stap 8 tot en met 11 voor alle andere velden die constant moeten zijn op alle formulieren. Dit is eentonig. Een klein frame krijgen met een kleine 9-punts "X" in lijn met de selectievakjes is niet leuk, maar het is goed te doen. Als u een frame moet verplaatsen of het formaat van het frame moet wijzigen, moet u het selecteren met de eerste pijltool aan de linkerkant. Het wordt een selectiegereedschap genoemd (in tegenstelling tot het minder nuttige gereedschap voor directe selectie, de tweede pijl in het vak).

      

  Pro Tip # 1: Selecteer het eerste vak. Ctrl + C om te kopiëren. Ctrl + V om een ​​nieuw vak in het midden van de pagina te plakken. Sleep het nieuwe vak naar de juiste positie. Dit is superhandig als je eenmaal een kleine X voor de selectievakjes hebt gekregen.

  Pro Tip # 2: Het is moeilijk om de muis te gebruiken om de "X" in de juiste positie te krijgen. Zodra het frame is geselecteerd, gebruikt u de pijltoetsen op het toetsenbord om het frame in de juiste positie te duwen.

  Pro-tip 3: alle afbeeldingen in InDesign zien er vreselijk uit. Het is een feature, geen bug! Denk aan een boek. Power Excel 2017 With heeft 1400 afbeeldingen. De computer zou vastlopen als ze probeerden alle 1400 afbeeldingen in hoge resolutie weer te geven. Uw document heeft één afbeelding en u kunt het zich waarschijnlijk veroorloven om de afbeelding in hoge resolutie weer te geven. Selecteer de afbeelding door in een witte ruimte op het formulier te klikken. Klik met de rechtermuisknop en kies Weergaveprestaties, Hoge kwaliteit weergave. Presto! Het beeld wordt scherp.

  

• Deel 4: vul de gegevens in Excel in

  Heilige spreadsheet! Het duurde zo lang voordat ik bij het Excel-gedeelte van de techniek kwam.

  13. Plaats eenvoudige koppen van één woord in rij 1. Formatteer alle valutavelden als valuta, anders ziet u $ 13,50 als 13,5 in de samengevoegde PDF. Ik realiseer me dat er al een dollarteken op het formulier staat, maar $ 13,50 ziet er beter uit dan $ 13,5.
  14. Gebruik Bestand, Opslaan als. Sla het document op als een Excel-bestand, zodat u het later kunt bewerken.
  15. Gebruik Bestand, Opslaan als. Sla het document op als tekst (door tabs gescheiden) (* .txt). Zorg ervoor dat u het pad en de bestandsnaam onthoudt, zodat u deze later kunt terugvinden. Sluit het bestand in Excel of je krijgt een foutmelding in stap 17.

• Deel 5: Terug naar InDesign om formuliervelden toe te voegen

  16. Kies Venster, Hulpprogramma's, Gegevens samenvoegen in het InDesign-menu. Een klein venster Gegevens samenvoegen zal ergens boven InDesign zweven. Elk klein zwevend paneel in InDesign heeft een hele reeks nuttige opdrachten die verborgen zijn achter wat zij het paneelmenu noemen. Hier is een afbeelding van het pictogram van het paneelmenu:

      
  17. Open het paneelmenu bij het samenvoegen van gegevens. Kies Selecteer gegevensbron. Blader naar en selecteer het .TXT-bestand uit stap 15. Het paneel Gegevens samenvoegen toont nu de veldnamen uit rij 1 van uw spreadsheet. In een wereld met slepen en neerzetten zou je denken dat je deze velden naar je formulier zou kunnen slepen, maar dat kan niet. Herhaal in plaats daarvan stap 8 en 9 om nieuwe kaders te tekenen waar u die velden wilt hebben. Maak de lijsten mooi breed voor het geval een van uw medewerkers John Jacob Jinglebells III is. Met name voor de LS-54S-velden voor salaris en overuren moet u mogelijk naar 10 punten overschakelen om het frame te laten passen.

  18. Klik in het lege frame voor Naam. Klik in het paneel Gegevens samenvoegen op Naam. Presto! <> verschijnt in het frame. Herhaal voor Loon en OT.

      
  19. Deze stap is optioneel, maar de zestig seconden waard. Klik op het voorbeeldvak linksonder in het paneel Gegevens samenvoegen. U ziet gegevens van het eerste record. Gebruik de pijlen naar links en naar rechts onder aan het paneel Gegevens samenvoegen om de volgende record te zien.
  20. Sla het InDesign-bestand op voordat u de samenvoeging uitvoert. Ik heb mijn document nu opgeslagen en u kunt het vanaf hier downloaden.

  Om samen te vatten: als je kijkt in het Pages-paneel, heb je al dit werk aan de rechterkant van de A-Master-pagina gedaan. Maar u kunt aan de miniatuur zien dat alles op de hoofdpagina zichtbaar is op pagina 1 van uw document.

  

• Deel 6: Eindelijk, de mail merge

  21. Er staat een pictogram bovenaan het paneel Gegevens samenvoegen dat lijkt op de nummer 4 zijde van een dobbelsteen. Dat is het symbool voor Create Merged Document. Klik Het.

      

  22. Alle instellingen in Samengevoegd document maken zijn correct. Klik OK.

      
  23. U krijgt een van de twee berichten. Ofwel: "Er is geen overlopende tekst gegenereerd" of "U heeft overlopende tekst in deze records".

  In InDesign betekenen de woorden "Overlopende tekst" dat u meer tekens heeft dan in een tekstkader passen. Ik heb geen equivalent gevonden van Excel's Shrink to Fit. Als ze zeggen dat je te veel tekst hebt op record 450, ga dan naar pagina 450 in het Pages-paneel en kijk of je een werknemer hebt met een heel lange naam. Ga terug naar de rechterkant van de A-Master-pagina en pas het formaat van het frame voor dat veld aan.

  Op dit punt heeft u een groot document in InDesign. In mijn geval heb ik 114 pagina's omdat ik 114 records in het Excel-bestand had. Klik op een pagina in het paneel Pagina's om die pagina met de ingevulde gegevens te zien.

  Enkele tips: Het menu van het paneel Gegevens samenvoegen biedt de opdracht Gegevensbron bijwerken. Als u het onderliggende Excel-bestand wijzigt en opslaat als een nieuw tekstbestand, gebruikt u de opdracht om de wijzigingen op te halen. U moet stap 21 herhalen om opnieuw samen te voegen.

• Deel 7: exporteren naar een pdf, zodat u kunt afdrukken

  24. Kies in het menu Bestand de optie Adobe PDF-voorinstellingen (Hoge afdrukkwaliteit). Kies een bestandspad en naam. Accepteer alle duizenden instellingen in het dialoogvenster Adobe PDF exporteren. Klik OK

  Een afsluitende opmerking hier: in het echte leven hadden we 751 werknemers. Ik heb elke medewerker twee keer in het bestand geplaatst, zodat we voor elke medewerker twee exemplaren konden afdrukken en ze konden laten verzamelen. De resulterende PDF van 1502 pagina's was op wonderbaarlijke wijze slechts 2,48 MB groot! Op de een of andere manier zijn de wizards bij Adobe erin geslaagd om één kopie van de afbeelding op te slaan en deze keer op keer opnieuw te gebruiken. Mijn ondoordachte eerste poging om de mail merge met Excel uit te voeren, leverde een waardeloos uitziend PDF-bestand van 150 MB op dat nooit per e-mail kon worden verzonden.

  Als u geen exemplaar van InDesign kunt vinden of als deze stappen te intimiderend lijken, huur dan een Excel-adviseur in om de samenvoeging naar PDF voor u uit te voeren.