Forensische auditors kunnen Excel gebruiken om snel door honderdduizenden records te bladeren om verdachte transacties te vinden. In dit segment zullen we enkele van die methoden bekijken.
Zaak 1:
Adressen van leveranciers versus adressen van werknemers
Gebruik een MATCH-functie om het nummergedeelte van het straatadres van uw werknemersrecords te vergelijken met het nummergedeelte van het straatadres van uw leveranciers. Is er een kans dat sommige werknemers ook diensten aan het bedrijf verkopen?
- Begin met een lijst met leveranciers en een lijst met werknemers.
- Een formule zoals
=LEFT(B2,7)isoleert het numerieke gedeelte van het straatadres en de eerste paar letters van de straatnaam.
- Maak een vergelijkbare formule om hetzelfde deel van de leveranciersadressen te isoleren.
- De MATCH-functie zoekt naar het adresgedeelte in C2 en probeert een overeenkomst te vinden in de leveranciersgedeelten in H2: H78. Als een overeenkomst wordt gevonden, zal het resultaat u het relatieve rijnummer vertellen waar de overeenkomst is gevonden. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, wordt # N / A geretourneerd.
- Alle resultaten in de MATCH-kolom die niet # N / A zijn, zijn potentiële situaties waarin een werknemer het bedrijf ook factureert als leverancier. Sorteer oplopend op de MATCH-kolom en eventuele probleemrecords verschijnen bovenaan.
Geval 2:
Ongewone schommelingen in de leveranciersdatabase
Een bedrijf heeft 5000 verkopers. We gebruiken een spreidingsdiagram om visueel de 20 leveranciers te vinden die moeten worden gecontroleerd.
- Ontvang een lijst met leverancier-ID, aantal facturen, totaal factuurbedrag voor dit jaar.
- Krijg een lijst met leverancier-ID, aantal facturen, totaal factuurbedrag voor het voorgaande jaar.
- Gebruik VERT.ZOEKEN om deze lijsten aan vijf kolommen met gegevens te koppelen:
- Voeg nieuwe kolommen toe voor Count Delta en Amount Delta:
- Selecteer de gegevens in H5: G5000. Voeg een spreidingsdiagram (XY) in. De meeste resultaten zullen in het midden worden samengeklonterd. U bent geïnteresseerd in de uitschieters. Begin met de verkopers in het omsloten gebied; ze stuurden minder facturen voor veel meer totale dollars:
Opmerking
Beweeg de muis over het punt om de leverancier te vinden die aan een punt is gekoppeld. Excel zal u de tel-delta en hoeveelheid-delta vertellen die u in de originele dataset moet vinden.
Geval 3:
Een draaitabel gebruiken om in te zoomen
In dit geval kijken we naar facturen en vorderingen. Ontdek via verschillende drill-downs van de gegevens welke twee debiteurenanalisten vrijdagmiddag aan de bar doorbrengen in plaats van aan het werk.
- Ik ben begonnen met twee datasets. De eerste zijn factuurgegevens, factuur, datum, klant, bedrag.
- De volgende gegevens zijn Factuur, Datum ontvangst, Ontvangen bedrag, Naam uitgaande vertegenwoordiger
- Bereken een kolom Te betalen dagen. Dit is de ontvangstdatum - factuurdatum. Maak het resultaat op als een getal in plaats van een datum.
- Bereken de dag van de week. Dit is
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Kies een cel in de dataset. Gebruik gegevens - draaitabel (Excel 97-2003) of invoegen - draaitabel (Excel 2007)
- De eerste draaitabel had dagen om het formaat te betalen. Klik met de rechtermuisknop op een waarde en kies Groep en Details tonen - Groep. Groepeer op 30 dagen emmers.
- Verplaats Dagen om te betalen naar het kolomgebied. Zet klanten in het rijgebied. Zet Opbrengst in het gegevensgebied. U kunt nu zien welke klanten traag betalen.
- Verwijder Dagen om te betalen en plaats Weekdag in het kolomgebied. Verwijder Klant en plaats Rep in het rijgebied. U kunt nu de ontvangen bedragen per dag van de week zien.
- Kies een cel in het gegevensgebied. Klik op de knop Veldinstellingen (in de draaitabelwerkbalk in Excel 97-2003 of op het tabblad Opties in Excel 2007).
- Klik in Excel 97-2003 op Meer. Klik in Excel 2007 op het tabblad Waarden weergeven als. Kies% van rij.
- Het resultaat: Bob en Sonia lijken op vrijdag veel minder facturen te verwerken dan de anderen. Kom op vrijdagmiddag langs op hun kantoor om te zien of (a) ze echt aan het werk zijn, en (b) of er tot vrijdag een stapel onverwerkte cheques in hun bureaula hangt.
