Converteer gegevens met meerdere regels naar rijen - Excel-tips

Inhoudsopgave

lan Z stuurde het Excel-probleem van deze week in. Zijn MIS-afdeling geeft hem een ​​bestand dat is gegenereerd op basis van een oud COBOL-rapport. Na het openen van het bestand in Excel heeft hij 2500 regels hiervan:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan wil dit ASCII-rapport in een handig formaat krijgen: één regel per klant, met State en Zip toegevoegd aan de rest van de informatie. Hij wil ook de 2 nutteloze lijnen zappen. We willen dit uiteraard niet allemaal handmatig doen. Hier is een manier om snel met de rotzooi om te gaan.

Met de formules

  • Voeg twee lege kolommen in links van de gegevens.
  • Voeg een koptekstrij toe boven de gegevens.
  • Kolom A heet "Volgorde"
  • Kolom B heet "RowType"
  • Kolom C heet "Gegevens"
  • Maak alle koppen vetgedrukt
  • Kolom A wordt gebruikt om een ​​nummer toe te wijzen aan elk logisch record in het rapport. Omdat dit rapport 4 fysieke regels heeft voor elk logisch record, hebben we elke set van 4 regels nodig om hetzelfde logische recordnummer te hebben. Ik voer meestal waarden in voor het eerste record en ontwerp vervolgens formules voor het 2e record die door het hele rapport kunnen worden gekopieerd.
  • Voer in Cellen A2: A5 een 1 in. Voer in Cel A6 = A5 + 1 in. Voer in cel A7 = A6 in. Kopieer A7 naar A8 en A9. U heeft nu een kopieerbare set formules voor de 2e logische record van het rapport.
  • Selecteer A6: A9 en druk op Ctrl C om te kopiëren. Selecteer A10: A2501 en druk op Ctrl V om te plakken.
  • Kolom B wordt gebruikt om te bepalen of de betreffende rij het 1e, 2e, 3e of 4e segment van het logische record is.
  • Voer in de cellen B2: B5 1, 2, 3 en 4 in. Voer in cel B6 = B2 in. Kopieer cel B6 van B7: B2501.

Na het veranderen naar waarden

Nu u volgnummers en rijtypen hebt voor al uw gegevens, moet u de formules wijzigen in waarden. Selecteer A2: B2501. Bewerken> Kopiëren, Bewerken> Plakken speciaal> Waarden> OK.

Nu aan alle rijen volgnummers en rijtypen zijn toegewezen, zijn we bijna klaar. Sorteer de gegevens op rijtype als de primaire sleutel en op volgorde als de secundaire sleutel. Hierdoor zullen de 625 bovenste regels van elk record naar de cellen C2: C626 zweven. De 2e regel van elk record staat in C626: C1251. De "nutteloze" regels beginnen in C1252 en kunnen worden verwijderd. Verplaats cel C626: C1251 naar cel D2. Voer in Cel E2 de formule in =C2&D2. U kunt deze formule kopiëren van E2 naar E626. Gebruik dezelfde Paste Special Value-truc om van formules naar waarden te gaan, kolommen AD te verwijderen en je hebt je resultaat.

Vanaf hier kunt u de wizard Tekst naar kolommen gebruiken om deze gegevens verder te verwerken

U kunt deze procedure eenvoudig aanpassen om met allerlei ASCII-rapporten om te gaan. U moet uitzoeken hoeveel fysiek afgedrukte regels een enkel logisch record op het rapport vormen.

Interessante artikelen...