Al decennia lang wilden sommige mensen een betere manier om meerdere mensen tegelijkertijd in hetzelfde werkboek te hebben. De oude functionaliteit van de gedeelde werkmap was lastig. Mensen namen hun toevlucht tot slechts één persoon die tegelijkertijd schrijftoegang had ", wat ertoe leidde dat iemand het bestand opende en vervolgens vergat het te sluiten voordat hij voor een lunch van twee uur ging en het bestand de hele tijd vastbond.
Nadat het spreadsheetproduct van Google de mogelijkheid begon te bieden aan meerdere mensen om hetzelfde werkblad te bewerken, heeft het Excel-team meer dan twee jaar besteed aan het ontwikkelen van een functie die zij co-authoring noemen. De functie is in de zomer van 2017 vrijgegeven voor Office 365-klanten.
De functie werkt goed als u deze eenmaal hebt ingesteld. Maar het is moeilijk om alle stappen te achterhalen om meerdere mensen Excel op hun computer te laten gebruiken in plaats van dat sommige mensen Excel online blijven gebruiken.
Kies om te beginnen één persoon als eigenaar van de werkmap. Deze persoon moet al een One Drive For Business- of SharePoint Online-map hebben ingesteld. De eigenaar van het document moet Bestand, Opslaan als gebruiken en ervoor kiezen om het document op te slaan in OneDrive of SharePoint Online.
De eigenaar van de werkmap klikt op het pictogram Delen in de rechterbovenhoek van Excel.
Het deelvenster vraagt u om mensen uit te nodigen via e-mailadres.
Maar als u naar de onderkant van het paneel kijkt, kunt u een link voor delen genereren.
Genereer een deellink waar iedereen met de link de werkmap kan bewerken.
Kopieer de link en stuur deze naar anderen in uw team.
De volgende stap is het vervelende deel. Als ze de link volgen, worden ze als gast naar Excel Online geleid. De spreadsheet zal verschijnen en ze kunnen bewerken in Excel Online. Ik sprak met mensen van een bedrijf die op dit punt stopten. Eén persoon (de eigenaar van de werkmap) zou bewerken in Excel en de rest zat vast in Excel Online.
Voorzichtigheid
Zoals hieronder wordt getoond, is de knop "Bewerken in browser" erg prominent aanwezig en is het datgene waarop u waarschijnlijk zult klikken. Wanhopig zou je kunnen proberen op Downloaden te klikken, maar hierdoor kun je niet meer samen schrijven. Niet zo duidelijk in de rechterbovenhoek is de knop Aanmelden.
Om de andere co-auteurs de werkmap te laten gebruiken in de echte versie van Excel die op een pc draait, moeten ze zich eerst online aanmelden bij Excel. Gebruik de inloggegevens die in Excel worden weergegeven onder Bestand, Account.
Nadat ze zich hebben aangemeld, wordt het vervolgkeuzemenu Werkmap bewerken weergegeven. Open het menu en kies Bewerken in Excel. Dit is de enige manier om iedereen mee te laten schrijven en de echte desktop Excel te gebruiken in plaats van Excel Online.
Terwijl u en anderen aan een document werken, wordt uw actieve cel groen omlijnd. De actieve cellen voor anderen zullen andere kleuren zijn. Als u wilt weten wie een cel bewerkt, plaatst u de muisaanwijzer op die cel.
Cocreatie werkt prima, op voorwaarde dat iedereen niet tegelijkertijd dezelfde cel bewerkt.
Wanneer iemand (waarschijnlijk uw manager) naar binnen duikt om een cel te bewerken die u al aan het bewerken bent, dan bepaalt een verwarrende reeks regels wie er wint. In plaats van met deze regels om te gaan, moet u er blij mee zijn dat cocreatie meestal werkt en moet iedereen ermee instemmen niet dezelfde cel tegelijkertijd te bewerken.
Co-authoring is een geheel nieuwe ervaring. Er zijn goede en slechte dingen waar je aan moet wennen als je co-auteur bent.
