Het is die tijd van het jaar om te beginnen met het plannen van uw kerstkaartmailing. Bewaar uw adressen in Excel en u heeft twee methoden om labels te maken; ofwel met behulp van de functie Afdruk samenvoegen in Word of een aangepaste macro in Excel.
Als u beide methoden gebruikt, wilt u beginnen met een lijst in Excel. U moet één adres per regel hebben, gerangschikt in kolommen, zoals hier wordt weergegeven.
Methode 1:
Afdruk samenvoegen vanuit Excel gebruiken
- Sla het Excel-bestand op en sluit het
- Open Microsoft Word
- Selecteer in Word Extra - Brieven en verzendlijsten - Wizard Afdruk samenvoegen
- Kies Labels en kies Volgende
- Wijzig documentlay-out moet worden geselecteerd.
- Selecteer in stap 2 Labelopties…. Kies Avery 5160 voor standaardlabels met 3 kolommen van 10 labels.
- Kies OK om het labeltype te selecteren en je ziet een tekening van de labels op je scherm.
- Kies Volgende: Selecteer ontvangers
- Kies Gebruik een bestaande lijst. Klik op de link om te bladeren …
- Wijzig bestanden van type in "Excel-bestanden".
- Navigeer naar en selecteer het Excel-bestand dat u in stap 1 opslaat.
- Excel zou moeten aangeven dat uw tabel op blad 1 staat. Zorg ervoor dat u het vakje linksonder aanvinkt voor kolomkoppen.
- Excel selecteert standaard alle namen. U kunt hier enkele namen uitschakelen door die rijen uit te schakelen. Kies OK als u klaar bent met het bekijken van de lijst.
- Kies Volgende om verder te gaan met het rangschikken van uw labels
- Het is tijd om het eerste label op te maken. Selecteer meer items.
- U krijgt een lijst met velden in uw Excel-bestand.
- Selecteer in de lijst Naam en druk op Invoegen. Selecteer het volgende veld en druk op Invoegen, Herhaal voor elk veld. Kies Sluiten als u klaar bent met het selecteren van velden.
- U ziet al uw velden in het eerste label. Ze zijn nu allemaal één regel.
- Klik tussen twee velden en druk op Enter om een regelterugloop in te voegen. Herhaal voor elk veld. Uw label zou er als volgt uit moeten zien:
- Selecteer in het taakvenster Alle labels bijwerken.
- Wees niet ongerust dat Word de tag "Volgende record" aan elk label heeft toegevoegd.
- Kies Volgende: Voorbeeld van uw labels bekijken
- De labels zijn compleet. U kunt Volgende selecteren: de samenvoeging voltooien
Wauw. 23 stappen. Dat is gek.
Methode 2:
Gebruik Excel VBA
Met behulp van de technieken beschreven in VBA en Macro's Microsoft Excel 2016 heb ik een macro ontwikkeld die ik gebruik om Avery 5160-labels vanuit Excel af te drukken.
- Open Excel. Selecteer in het menu Extra - Macro - Beveiliging en verlaag het niveau naar Gemiddeld.
- Download het gecomprimeerde bestand .
- Pak LabelMacro.xls uit en open het. Als u naar macro's wordt gevraagd, kiest u voor Inschakelen.
- Er zijn vier kolommen voor gegevens op het database-werkblad.
- Open het bestand Addresses.xls. Markeer uw gegevensbereik en Ctrl + c om te kopiëren.
- Alt + Tab terug naar het LabelMacro.xls-bestand. Zet de celaanwijzer in A2 en Ctrl + V om te plakken.
- Druk met de muis op de knop in D1.
- De macro zal de gegevens op het werkblad Labels kopiëren en opmaken. Afdrukvoorbeeld en afdrukken.
Samenvatting
Kerstkaarten zijn in een handomdraai met beide methoden. Als er nu maar een manier was waarop Excel de kerstkoekjes zou kunnen bakken … Om een grondig begrip van VBA te krijgen, bekijk VBA en macro's Microsoft Excel 2016.
