Om deze tip op uw eigen computer uit te proberen, downloadt u CFH274.zip en pakt u het uit.
Excel biedt 65.536 rijen met gegevens in één spreadsheet. Wat gebeurt er als u meer gegevens heeft dan dit? Veel mensen wenden zich tot Access, maar het goede nieuws is dat u die Access-gegevens kunt gebruiken en toch Excel-draaitabellen op de gegevens kunt maken om snelle samenvattingsrapporten te produceren.
U hebt een tabel in Access met 83.000 rijen met gegevens. Dit zijn meer gegevens dan in één Excel 2003-werkblad kunnen worden vastgelegd.
Begin met een lege Excel-werkmap. Selecteer Draaitabel in het menu Gegevens. Als u Excel-gegevens gebruikt, kunt u meestal rechts door de stappen 1 en 2 van de wizard klikken. In dat geval moet u de instellingen wijzigen. Selecteer Draaitabel en draaigrafiek in het gegevensmenu.
Selecteer in stap 1 van de wizard Externe gegevens.
Klik in stap 2 op de knop Gegevens ophalen.
Kies een Access-database.
Dit oeroud ogende Open-dialoogvenster laat zien dat u nu daadwerkelijk Microsoft Query uitvoert in plaats van Excel. Blader naar uw database.
Links verschijnt een lijst met tabellen. Kies een tabel en druk op de pijlknop om de velden naar rechts te verplaatsen.
In de volgende 2 stappen kunt u de gegevens filteren of de sorteervolgorde wijzigen. Klik gewoon op Volgende door deze. Kies ervoor om de gegevens terug te zetten naar Microsoft Excel.
U keert eindelijk terug naar stap 2 van de draaitabelwizard. Kies Volgende. Klik op Voltooien in stap 3 van de wizard.
Je hebt nu een lege draaitabel.
U kunt velden uit de lijst met draaitabelvelden naar verschillende secties van het draaitabelrapport slepen om een samenvattingsrapport te maken.
Door uw gegevens in Access op te slaan, kunt u de krachtigste functie van Excel - draaitabellen - gebruiken om uw gegevens te analyseren.
De tip in deze show is van Pivot Table Data Crunching.
