In deze aflevering gingen Tracy Syrstad, Nate Oliver en ik allemaal naar de Toronto Blue Jays-wedstrijd met een geweldige groep mensen uit Toronto en omgeving van de site.
De volgende dag toerden Tracy, Nate en Tracy's echtgenoot John en ik door de TechTV-studio's:
Van links naar rechts zijn dat John, Nate, Tracy en Bill
Ik wilde een mail merge doen van Excel naar Word. Toen de persoon me de gegevens stuurde, stonden deze echter in de verkeerde volgorde. In plaats van dat de gegevens over de kolommen gaan, hadden de gegevens de informatie door de rijen van kolom A.
Hoewel je deze allemaal handmatig zou kunnen repareren, zou het veel knippen en plakken vergen. Dit is de perfecte taak om te automatiseren met een macro.
Als je nog nooit macro's hebt gebruikt, ga dan naar Extra - Macro - Beveiliging en verander de instelling naar Gemiddeld.
Het doel is om een kleine macro op te nemen die één record oplost. U wilt dat de celaanwijzer op de naam staat om te beginnen. De macro moet de twee velden verplaatsen, de drie lege rijen verwijderen en eindigen op de volgende naam. Op deze manier kunt u de macro steeds opnieuw uitvoeren.
- Zet de celaanwijzer in A1.
- Kies Extra - Macro - Nieuwe macro opnemen
- Geef de macro een naam (geen spaties toegestaan). Kies een sneltoets. Omdat u de macro alleen voor deze taak gebruikt, is zoiets als Ctrl + a gemakkelijk te onthouden.
- U ziet een kleine werkbalk. Dit is de werkbalk Opname stoppen. Het heeft maar twee knoppen. De eerste knop is de knop Opname stoppen.
De tweede knop is de knop Relatieve verwijzingen. Als u de macro nu gewoon zou opnemen, zou Excel de hardcode coderen die u altijd wilde verplaatsen
A2 tot B1 en A3 tot C1. Dit werkt prima voor één record, maar je hebt de macro nodig om voor alle records te werken. Schakel relatieve opname in door op de knop Relatieve opname te klikken. Het is een schakelaar, dus u wilt dat het eruitziet alsof het is ingedrukt.
- Alles wat u doet, wordt opgenomen. Probeer toetsaanslagen te gebruiken in plaats van de muis.
- Druk op de pijl omlaag om naar B2 te gaan.
- Ctrl + x om te knippen
- Druk op pijl omhoog, pijl naar rechts om naar A1 te gaan.
- Ctrl + V om te plakken
- Links, Links, Onder, Onder, Ctrl + X om de stadsrij te kappen
- Boven, Boven, Rechts, Rechts, Ctrl + V om de stad in kolom C te plakken
- Links, Links, Onder om naar rij 2 te gaan.
- Houd de Shift-toets ingedrukt terwijl u omlaag en omlaag drukt om rijen 2, 3, 4 te selecteren
- Alt + edr en enter om Bewerken - Verwijderen - Gehele rij - OK te kiezen
- Op dit punt ben je bijna klaar met de macro. Het probleem is dat je drie cellen hebt geselecteerd en dat je alleen de naam wilt laten selecteren.
- Druk op de pijl omhoog en de pijl omlaag om alleen de naam van de tweede record te selecteren.
- Klik op de knop Opname stoppen
Het is tijd om de macro uit te proberen. Sla de werkmap op voor het geval er hier iets misgaat.
Typ Ctrl + a om de macro één keer uit te voeren. Als alles goed is gegaan, heeft de macro de volgende naam gerepareerd.
Als dat heeft gewerkt, kunt u nu Ctrl + a ingedrukt houden totdat alle records zijn hersteld.
Deze kleine macro loste een reëel probleem op. De sleutel tot succes was het gebruik van de relatieve opnamemodus!
Als u de tijd neemt om VBA te leren, kunt u deze problemen oplossen, plus veel ingewikkelder problemen. Bekijk Tracy en mijn boek - VBA en macro's Microsoft Excel 2016.
