Onlangs vroeg een vriend van mij zich af over de knoppen Drill-Down en Drill-Up in het tabblad Hulpmiddelen voor draaitabellen van het lint. Waarom worden deze voortdurend grijs weergegeven? Ze nemen veel ruimte in beslag in het lint. Hoe moet iemand ze gebruiken?
Na wat onderzoek is er een manier om ze te gebruiken, maar u moet het gegevensmodel en de Power Pivot-diagramweergave gebruiken om een hiërarchie te maken. Als u het Power Pivot-tabblad niet in uw Ribbon heeft, moet u een collega zoeken die de knop heeft om de hiërarchie te maken. (Of, als u de functie gewoon wilt proberen, download dan het Excel-bestand dat ik heb gemaakt: Hierarchy.xlsx)
Eerste stap - converteer de gegevensset van uw draaipunt naar een tabel met behulp van Home - Formaat als tabel of Ctrl + T.Zorg ervoor dat de optie voor My Table Has Headers is geselecteerd.
Gebruik Insert - Pivot Table. Kies in het dialoogvenster Draaitabel maken het vak voor Deze gegevens aan het gegevensmodel toevoegen.
Dit zijn de draaitabelvelden voordat u de hiërarchie maakt.
Klik op het pictogram Beheren op het tabblad Power Pivot in het lint. (Veel exemplaren van Excel 2013 en 2016 hebben dit tabblad niet. Het verschijnt niet op de Mac.)
Klik in het Power Pivot voor Excel-venster op het pictogram Diagramweergave. Het bevindt zich aan de rechterkant van het tabblad Home.
Gebruik de formaatgreep in de rechter benedenhoek van Tabel1 om Tabel1 te vergroten, zodat je al je velden kunt zien. Klik op het eerste item in uw hiërarchie (Continent in mijn voorbeeld). Shift-klik op het laatste item in de hiërarchie (Stad in mijn voorbeeld). U kunt ook op één item klikken en Ctrl-klikken op andere als de hiërarchievelden niet aangrenzend zijn. Zodra u de velden heeft geselecteerd, klikt u met de rechtermuisknop op een van de velden en kiest u Hiërarchie maken.
Hiërarchie1 is gemaakt en wacht tot u een nieuwe naam typt. Ik noem mijn hiërarchie Geografie. Als u Power Pivot verlaat, bevindt Hierarchy1 zich niet langer in de modus Naam wijzigen. Klik met de rechtermuisknop op Hierachy1 en kies Naam wijzigen.
Sluit Power Pivot en keer terug naar Excel. De draaitabelvelden tonen nu de geografiehiërarchie en meer velden. Uw verkoopveld is verborgen onder Meer velden. Ik begrijp enigszins waarom ze Continent, Land, Regio, Gebied, Stad verbergen onder Meer velden. Maar ik begrijp niet waarom ze Verkoop verbergen onder Meer velden.
Om de draaitabel samen te stellen, vinkt u het vakje aan voor de Geografie-hiërarchie. Open meer velden door op het driehoekje ernaast te klikken. Kies Verkoop.
In de bovenstaande afbeelding valt veel op. Wanneer u de draaitabel voor het eerst maakt, staat de actieve cel op A3 en is het pictogram Drill Down grijs. Als u de celaanwijzer echter in A4 naar Noord-Amerika verplaatst, ziet u dat Drill Down is ingeschakeld.
Klik met de celaanwijzer op Noord-Amerika, klik op Drill Down en Continent wordt vervangen door Land.
Met de celaanwijzer op Canada, klikt u op Drill Down en u ziet Oost-Canada en West-Canada. Merk op dat op dit punt zowel de knop Drill Down als de knop Drill Up zijn ingeschakeld.
Ik klikte op Drill Up om terug te keren naar Country. Selecteer Verenigde Staten. Drill Down drie keer en ik kom uit bij de steden in de regio Carolina. Op dit punt wordt de knop Drill Down grijs weergegeven.
Merk op dat u op het niveau Continent kunt klikken op Veld uitvouwen om continenten en landen weer te geven. Kies vervolgens uit het eerste land Veld uitbreiden om regio's weer te geven. Gebruik vanaf de eerste regio Veld uitbreiden om territoria weer te geven. Klik in het eerste territorium op Veld uitvouwen om de stad weer te geven.
Alle bovenstaande schermafbeeldingen tonen de draaitabel in mijn standaardweergave van Weergeven in tabelvorm. Als uw draaitabellen in compacte vorm zijn gemaakt, ziet u de onderstaande weergave. (Zie deze video om te zien hoe u al uw toekomstige draaitabellen in tabelvorm kunt laten beginnen).
Wat is het voordeel van de hiërarchie? Ik heb geprobeerd een gewone draaitabel te maken zonder hiërarchie. Ik heb nog steeds de mogelijkheid om velden uit te vouwen en samen te vouwen. Maar als ik alleen de regio's in Canada wil laten zien, zou ik een slicer of rapportfilter moeten toevoegen.
Bekijk video
Videotranscriptie
Leer Excel van Podcast, aflevering 2196: drill-up en drill-down in draaitabellen.
Hé, welkom terug bij de netcast, ik ben Bill Jelen. Er is een mysterie in draaitabellen. Als ik hier een draaitabel invoegen, zie je dat we velden voor Drill Up en Drill Down hebben, maar die lichten nooit op. Wat is er aan de hand? Waarom hebben we deze? Hoe zorgen we ervoor dat ze werken? Oké, dit is een geweldige, geweldige vraag en helaas voel ik me hier slecht bij. Ik probeer mijn hele leven in Excel te doen en nooit het Power Pivot-tabblad te gebruiken. Ik wil niet dat je de extra $ 2 per maand hoeft te betalen voor de Pro Plus-versie van Office 365, maar dit is er een - dit is er een - waar we de extra $ 2 per maand moeten uitgeven of iemand moeten zoeken die de extra $ 2 per maand om dit op te zetten.
Ik neem dit gegevensformaat als een tabel. Het maakt niet uit welk formaat ik kies, het formaat is niet belangrijk; gewoon een tafel voor ons regelen is het belangrijkste onderdeel. Power Pivot, we gaan deze tabel toevoegen aan ons gegevensmodel en klikken vervolgens op Beheren. Oké, dus hier is onze tabel in het gegevensmodel. We moeten naar de diagramweergave gaan, nu gaan we dit een beetje breder maken zodat we alle velden kunnen zien. Ik ga voor Continent kiezen; Ik ga Shift + klik op Stad. Dat vormt nu mijn Drill Down, Drill Up, de hiërarchie. En dan klikken we met de rechtermuisknop en zeggen we Heirarchy maken. En ze geven ons een naam - ik ga zo "Geografie" typen voor mijn hiërarchie. Geweldig, met die ene wijziging voegen we een draaitabel in - en dit wordt een datamodel-draaitabel - en je ziet dat we Geografie als zijn eigen hiërarchie kunnen toevoegen.
Nu, het enige dat ik hier niet zo leuk aan vind, is dat al het andere naar More Fields gaat. Oké? Dus we kiezen voor Geografie en het vliegt naar de linkerkant. En hoewel dat geweldig is, moet ik ook Omzet kiezen, en ze namen de velden die geen deel uitmaakten van de hiërarchie en verplaatsten ze naar Meer velden. Dus het is alsof, ik snap het, ze proberen de velden te verbergen die ik niet zou mogen kiezen, maar terwijl ze dat deden, verborgen ze ook meer velden - de inkomsten of verkopen hier beneden. Oké. Dus, een beetje frustrerend, moeten we naar meer velden gaan om de velden te krijgen die geen deel uitmaken van de geografie, maar zo gaat het.
Oké. Dus nu, nu we dat hebben, laten we eens kijken wat hier werkt. Ik zit op Continent, ik ga naar het tabblad Analyseren en er licht niets op, het werkte niet. Schieten! Nee, het werkte, je moet gewoon naar Noord-Amerika komen en dan kan ik inzoomen en het vervangt Continent door Land. En dan kan ik vanuit Canada inzoomen op Oost-Canada en West-Canada. Vanuit Oost-Canada krijg ik Ontario en Quebec. Ontario, ik krijg die steden, ik kan Drill Up, Drill Up en Verenigde Staten kiezen; Drill-down, drill-down, drill-down. Oké, dus zo werkt het.
Probeer het eens, u moet het Power Pivot-tabblad hebben of iemand zoeken met een Power Pivot-tabblad. Als je het gewoon wilt proberen, kijk dan in de YouTube-beschrijving dat er een link naar de webpagina staat en er is een plek op de webpagina waar je dit bestand kunt downloaden, en je zou de hiërarchie moeten kunnen gebruiken, zelfs als u hebt het tabblad Power Pivot niet. Als u zich in Excel 2016 of Office 365 bevindt, zou het moeten werken.
Weet je, zie je, ik denk dat het ding waarvan ik niet zeker weet of ik er fan van ben, het feit is dat ze de andere informatie verwijderen, in tegenstelling tot het gebruik van het pictogram Uitvouwen, dat dan zou uitbreiden naar de volgende groep, en de volgende groep, en de volgende groep. We hebben altijd het pictogram Uitvouwen gehad, maar zelfs dan werkt het een beetje anders. Hier, als ik zou willen, kan ik daar in Noord-Amerika zitten en één niveau tegelijk uitbreiden zonder elke extra uit het gegevensmodel te hoeven kiezen. Het lijkt erop dat we de celaanwijzer beetje voor beetje moeten verplaatsen.
Oké, deze tip was eigenlijk gewoon, een beetje ontdekt. De Excel MVP's hebben een gesprek gehad met het Excel team over deze buttons, dus niet behandeld in dit boek. Maar er zijn nog veel meer geweldige tips die worden behandeld in LIVe, de 54 beste tips aller tijden.
Afronding voor vandaag: waarom wordt Drill Up en Drill Down constant grijs weergegeven? Nou, je moet een hiërarchie maken. Om een hiërarchie te creëren, moet u naar Power Pivot gaan; in de diagramweergave; selecteer de velden voor de heirarchie; en klik vervolgens met de rechtermuisknop; en hiërarchie maken.
Ik wil je bedanken voor het langskomen, ik zie je de volgende keer voor nog een netcast van.
