Deze tip is van mijn vriend Derek Fraley in Springfield, Missouri. Ik deed een seminar in Springfield en ik liet mijn favoriete subtotale trucs zien.
Voor degenen onder u die nog nooit subtotalen hebben gebruikt, hier is hoe u ze kunt instellen.
Begin door ervoor te zorgen dat uw gegevens zijn gesorteerd. De onderstaande gegevens zijn gesorteerd op klanten in kolom C.
Kies Subtotalen op het tabblad Gegevens. Het dialoogvenster Subtotaal wil altijd subtotalen op de meest linkse kolom. Open de vervolgkeuzelijst Bij elke wijziging in en kies Klant. Zorg ervoor dat het vak Functie gebruiken is ingesteld op Som. Kies alle numerieke velden, zoals hier weergegeven.
Wanneer u op OK klikt, voegt Excel een subtotaal in onder elke groep klanten. Maar wat nog belangrijker is, het voegt de groeps- en overzichtsknoppen toe aan de linkerkant van kolom A.
Wanneer u op de knop # 2 Groep en overzicht klikt, worden de detailrijen verborgen en blijft u alleen over met de subtotaalrijen en het eindtotaal. Dit is een mooie samenvatting van een gedetailleerde dataset. Op dit punt verschijnen de klanten natuurlijk in alfabetische volgorde. Derek uit Springfield heeft me laten zien dat wanneer de gegevens zijn samengevouwen in de # 2-weergave, je op elke kolom kunt sorteren. In de onderstaande afbeelding is een kolomcel Omzet geselecteerd en staat u op het punt op de knop ZA sorteren te klikken.
De topklant, Wag More Dog Store, komt bovenaan de dataset. Maar het komt niet op rij 2. Achter de verborgen rijen sorteerde Excel feitelijk een stuk records. Alle rijen met Wag More-details zijn samen met de subtotaalrij verplaatst.
Als u teruggaat naar weergave # 3, ziet u de detailrecords die samen met de subtotaalrij zijn geleverd. Excel heeft de detailrecords niet opnieuw gerangschikt; ze blijven in hun oorspronkelijke volgorde.
Voor mij is dit op twee fronten verbazingwekkend. Ten eerste ben ik verbaasd dat Excel dit correct afhandelt. Ten tweede is het verbazingwekkend dat iemand dit ooit zou proberen. Wie had gedacht dat Excel dit correct zou afhandelen? Het is duidelijk dat Derek uit Springfield.
