Druk op Ctrl + T op een dataset en er gebeuren allerlei wonderbaarlijke dingen. Hoewel ik een uur kan besteden aan het vertellen hoe geweldig Excel-tabellen zijn, zorgen een paar vervelende onvolledigheden ervoor dat ik ze vermijd. Lees waarom in het artikel van vandaag.
Hoe vaak heb je een kleine databasetabel in Excel? Koppen (veldnamen) in rij 1, elke rij in de tabel vertegenwoordigt een record. Selecteer die gegevens en druk op Ctrl + T om de opdracht Formaat als tabel op te roepen. (Merk op dat Tables in 2003 debuteerde als een lijst, dus Ctrl + L werkt ook).
Kijk naar de prachtige opmaak van de jaren 70 om de andere rijen! Ik hou van die opmaak.
En kijk … Excel gaat ervan uit dat ik een idioot ben die het filter niet kan inschakelen wanneer ik het nodig heb, dus zetten ze het voor mij aan. Wat leuk.
Als ik toevallig rij 1 van de pagina zou scrollen, worden die nutteloze kolomkoppen van ABCDEF vervangen door werkelijke veldnamen. Nogmaals, Excel gaat ervan uit dat ik het te druk heb om deelvensters te bevriezen, dus deden ze het een beetje voor mij.
Ik respecteer serieus dat als ik (a) voldoende vooruit denk om de lege H2 op te maken als een percentage met 1 decimaal, (b) een GP% -formule in H2 typ en druk op Enter …
… De formule wordt automatisch gekopieerd. Ik hou echt van deze. Ik vind het niet leuk dat de formule is in (@Profit)/(@Revenue)plaats van =G2/F2. Maar ik vind het leuk dat ik niet hoef te dubbelklikken op de vulgreep om de formule naar beneden te kopiëren.
Bijwerken
IvenBach van het forum merkt op dat je de alternatieve tabelformules kunt uitschakelen met Bestand, Opties, Formules, Werken met formules, Tabelnamen gebruiken in formules en de optie uitschakelen.
Maar hier is absoluut de beste functie over tabellen. Stel dat je een tafel hebt en je hebt die tafel voor een van de volgende gebruikt:
- de brongegevens voor een diagram
- de brongegevens voor een draaitabel
- een VLOOKUP- of HLOOKUP-tabel (of het tweede argument in MATCH voor jou INDEX / MATCH-fans)
- de bron voor een gedefinieerde naam
De beste eigenschap van een tabel is het kleine uiteinde van de tafelmarkering die wordt weergegeven in H21 hieronder. Als u nieuwe gegevens kopieert en die gegevens in de eerste lege rij onder de tabel plakt …
… De kaart wordt automatisch bijgewerkt. De nieuwe gegevens zijn opgemaakt. De formule in kolom H wordt naar beneden gekopieerd. Dit is een mooie eigenschap.
Andere goede redenen om tabellen te gebruiken:
- Voor draaitabellen op basis van het gegevensmodel moeten uw gegevens in tabellen staan
- Voor Power Map (nu bekend als 3D-kaarten) zijn tabellen vereist, hoewel het Power Map-team uw gegevens achter de schermen mooi zal converteren als u dat niet doet
Dus waarom gebruik ik geen tabellen?
Tabellen waren een enorme onderneming tijdens de ontwikkelingscyclus voor Excel 2007. Dat was het jaar dat Excel van menu's naar het lint verhuisde. Er was te veel te doen. Volgens de legende besloot het Excel-team: "Tafels zullen nooit werken. We hebben geen tijd om ze af te maken. Laten we ze uit het product halen."
Toen dat nieuws door het hele ontwikkelteam werd gecommuniceerd, kwam het bericht terug: "Nee! We zijn te ver in het proces. Het zou op dit moment meer tijd kosten om tabellen te verwijderen dan we hebben gedaan."
Tabellen zijn dus in Excel. En al het goede dat ik hierboven heb beschreven, zit in Excel. Dat is allemaal goed en ik zal tabellen gebruiken als ik weet dat ik een diagram of een draaitabel nodig heb om uit te breiden met groeiende gegevens. Maar het zijn de dingen die nog niet af zijn, waardoor ik Tables niet elke dag gebruik. Ik begrijp dat de items in deze lijst onduidelijk zijn. Veel mensen kennen ze niet en gebruiken ze niet. Maar ik gebruik ze. Ik gebruik ze veel. Deze zijn voldoende om te voorkomen dat ik de hele tijd tabellen gebruik.
- Aangepaste weergaven werken niet als u een tafel heeft. Ik gebruik aangepaste weergaven om 20 werkbladen in één opdracht zichtbaar te maken.
- Subtotalen werken niet met een tabel. Ik ontmoet veel mensen die een hekel hebben aan subtotalen. Ik hou van subtotalen.
Als u nooit subtotalen gebruikt en niet wilt weten waarom aangepaste weergaven u kunnen helpen, dan zijn Ctrl + T-tabellen geweldig.
Elke zaterdag een bekentenis. Ik zal mijn slechte gewoonten in Excel onthullen en bespreken waarom je moet doen wat ik zeg in plaats van te doen wat ik doe.
Excel-gedachte van de dag
Ik heb mijn Excel Master-vrienden om advies over Excel gevraagd. De gedachte van vandaag om na te denken:
"Weet dat nummeropmaak een gevel is, zodat je niet bedrogen wordt :)"
Mike Girvin
