Je hebt net gezien hoe je gegevens samenvoegt, maar mensen vragen vaak naar het tegenovergestelde probleem: hoe je gegevens kunt ontleden die allemaal in één kolom staan. Stel dat u de gegevens in de onderstaande afbeelding op postcode wilt sorteren:
Selecteer de gegevens in A2: A99 en kies Gegevens, Tekst naar kolommen. Omdat sommige stadsnamen, zoals Sioux Falls, uit twee woorden bestaan, kunt u de gegevens niet afbreken wanneer een spatie voorkomt. In plaats daarvan moet u een komma gebruiken om de stad in kolom A en de staat en postcode in kolom B te krijgen, dus kies Gescheiden in stap 1 van de wizard en klik op Volgende.
Schakel in stap 2 van de wizard Tab uit en selecteer Komma. Het voorbeeld onderaan het dialoogvenster laat zien hoe uw gegevens eruit zullen zien. Klik volgende.
Voorzichtigheid
Nadat u Tekst naar kolommen hebt gebruikt, onthoudt Excel de rest van de dag de keuzes die u hebt gekozen in stap 2 van de wizard Tekst naar kolommen converteren. Als u gegevens uit Kladblok kopieert en in Excel plakt, wordt deze opgesplitst in de komma. Dit is vaak gek omdat de gegevens op de meeste dagen niet met een komma worden geparseerd, maar voor de rest van vandaag wel. Sluit Excel en open het opnieuw om het probleem op te lossen.
Stap 3 van de wizard vraagt u om elke kolom aan te geven als Algemeen, Tekst of Datum. Het is prima om de kolommen op Algemeen te laten staan.
Nadat u de staat en postcode heeft gesplitst in kolom B, selecteert u B2: B99 en kiest u opnieuw Data, Tekst naar kolommen. Deze keer, aangezien elke status uit twee tekens bestaat, kunt u Fixed Width gebruiken in stap 1 van de wizard. Om voorloopnullen in de postcode te behouden, selecteert u de tweede kolom en kiest u Tekst als het gegevenstype in stap 3 van de wizard.
Tip
Veel gegevens werken goed met Fixed Width, zelfs als het er niet uitziet alsof ze op één lijn liggen. In de volgende afbeelding zijn de eerste drie rijen in het lettertype Calibri en lijken ze niet op één lijn te staan. Maar als u het lettertype wijzigt in Courier New, zoals in rijen 4: 7, kunt u zien dat de kolommen perfect zijn uitgelijnd.
Soms vindt u een gegevensset waarin iemand Alt + Enter heeft gebruikt om gegevens op een nieuwe regel in een cel te plaatsen. U kunt elke regel opsplitsen in een nieuwe kolom door Ctrl + j in het vak Overige in stap 2 van de wizard te typen, zoals hieronder wordt weergegeven. Waarom Ctrl + j? In de jaren tachtig verklaarde IBM dat Ctrl + j een linefeed was. Ctrl + j kan ook worden getypt in het dialoogvenster Zoeken en vervangen.
Er zijn drie speciale situaties die Tekst naar kolommen gemakkelijk afhandelt:
- Datums in de indeling JJJJMMDD kunnen worden gewijzigd in echte datums. Klik in stap 3 van de wizard op de kolomkop in het dialoogvenster, kies Datum en kies vervolgens YMD in de vervolgkeuzelijst.
- Als u negatieve getallen heeft waarbij het minteken achter het getal wordt weergegeven, gaat u naar stap 3 van de wizard, klikt u op de knop Geavanceerd en kiest u Trailing minus voor negatieve getallen.
- Gegevens die uit een inhoudsopgave zijn gekopieerd, hebben vaak puntmarkeringen die zich uitstrekken van de tekst tot het paginanummer, zoals hieronder wordt weergegeven. Kies in stap 2 van de wizard Overige, typ een punt en schakel vervolgens het selectievakje voor Opeenvolgende scheidingstekens als één behandelen in.
