Als u de naam van een functie echt kent, is het soms gemakkelijk te vinden hoe u die functie kunt bedienen. Maar met het onderwerp van vandaag hebben de meeste mensen die gestoken worden door deze "bug" geen idee waarom het gebeurt. Ze zullen een symptoom rapporteren in de trant van: "Om de een of andere reden verschijnen er steeds twee van onze medewerkers bovenaan onze draaitabellen". Ik zal vaak voorspellen dat de medewerker juni of mei of misschien zelfs vrijdag heet.
Hier is het verhaal: elk exemplaar van Excel begint met vier ingebouwde aangepaste lijsten. Die lijsten bevatten de twaalf maandnamen, zeven weekdagnamen, twaalf maandafkortingen en zeven weekdagafkortingen. Aangepaste lijsten worden vaak gebruikt in combinatie met de vulhendel om snel koppen aan een werkblad toe te voegen.
Maar aangepaste lijsten hebben andere toepassingen. U kunt sorteren op een aangepaste lijst. In het dialoogvenster Sorteren biedt de vervolgkeuzelijst Sorteren op Oplopend, Aflopend en Aangepaste lijst. Ook - u kunt een aangepaste lijst gebruiken om de volgorde van items in een draaitabel te regelen.
Omdat aangepaste lijsten handig zijn, zullen veel mensen nieuwe aangepaste lijsten maken. Een lijst kan zo kort zijn als twee of zo lang als 254 items. U kunt aangepaste lijsten toevoegen voor uw productlijnen, kostenplaatsen of fabriekslocaties.
Ik heb bijvoorbeeld een aangepaste lijst met drie regionamen: Oost, Centraal, West. De lijst bevat de items in die volgorde. Wanneer ik een draaitabel maak, toont de draaitabel automatisch de regio's in de volgorde Oost, Centraal, West, ook al is de normale volgorde Centraal, Oost, West.
Wat gebeurt er als uw bedrijf een nieuwe regio Zuid introduceert en u de aangepaste lijst niet bijwerkt? Excel gebruikt Oost, Centraal, West uit de aangepaste lijst en toont vervolgens de items die niet in de aangepaste lijst staan:
Maar laten we net doen alsof u geen aangepaste lijsten heeft gemaakt. Uw versie van Excel heeft alleen de vier ingebouwde lijsten. Er zijn achtendertig woorden die toevallig in die aangepaste lijsten voorkomen. Als u een gegevensset met voornamen heeft, en sommige van die voornamen staan toevallig in de lijst van 38 woorden, dan worden die namen boven aan de draaitabel gesorteerd. Ik ken niet veel mensen die di of do heten. Maar ik ken veel mensen die Jan heten. Het probleem zal optreden als uw gegevens een van deze namen bevatten: april, april, augustus, augustus, december, december, februari, februari, vr, vrijdag, januari, januari, juli, juli, Jun, juni, mrt, maart, mei, mei, ma, maandag, nov, november, okt, oktober, za, zaterdag, sep, september, zo, zondag, don, donderdag, di, dinsdag, wo en woensdag.
Opmerking
Tijdens het opnemen van de onderstaande video ontdekte ik per ongeluk dat het sorteren van de draaitabel uit verschillende lijsten kon komen. Afkortingen voor Jan van de maand en april van de maandnamen worden beide gesorteerd voor een andere naam, zoals Andy. Er is echter geen duidelijke regel waarvoor aangepaste lijsten eerst worden gesorteerd. Ik heb zelfs contact opgenomen met Sam Rad van het Excel-team en er is niets gedefinieerd om het mixen van items uit meerdere lijsten aan te pakken. Sam stelt voor dat als u het sorteren van een draaitabel wilt beheren, alle items in dezelfde aangepaste lijst wilt houden.
Dus - hoe zorg je ervoor dat Jan stopt met sorteren naar de bovenkant van een draaitabel? U kunt die ingebouwde aangepaste lijsten immers niet verwijderen.
- Klik met de rechtermuisknop op de draaitabel en kies Opties.
- Ga in Draaitabelopties naar het tabblad Totalen en filters.
- Schakel het selectievakje voor Aangepaste lijsten gebruiken bij sorteren uit.
Opmerking: hiermee wordt de reeds bestaande draaitabel niet hersteld. U moet stap 4 uitvoeren om een reeds bestaande draaitabel opnieuw te sorteren. - Open de vervolgkeuzelijst Regio in de draaitabel. Kies Oplopend sorteren
Als u Office 365 of Excel 2019 heeft, kunt u de standaardinstellingen voor alle toekomstige draaitabellen wijzigen om deze functie uit te schakelen. Ga naar Bestand, Opties, Gegevens, Standaardlay-out bewerken. Klik in het volgende dialoogvenster op Draaitabelopties en schakel de hierboven getoonde functie uit.
Bekijk video
Videotranscriptie
Leer Excel van Podcast, aflevering 2211: draaitabel, geen aangepaste sortering.
Hé, welkom terug bij netcast, ik ben Bill Jelen. De vraag van vandaag: waarom worden mijn draaitabellen in een rare volgorde gesorteerd?
Oké, dus we hebben hier een lijst met werknemers, en ze zijn allemaal op voornaam - Adam, April, Claire, Della - we voegen een draaitabel in: Invoegen, Draaitabel, OK - zet namen in de linkerkant, en Sales, om de een of andere reden, januari en april komen naar de top, gevolgd door Gary, Otto, Paul, mei, juni en dan alle anderen, alfabetisch. Wat is hier aan de hand?
Nou, ik weet precies wat hier aan de hand is, en vaak gebruik ik dit met opzet. Laat me Regio toevoegen, en je zult zien dat Regio verschijnt: Oost, Centraal, West. Waarom wordt het weergegeven, Oost, Centraal, West? Omdat ik een aangepaste lijst heb gemaakt: bestand, opties, geavanceerd, helemaal naar beneden scrollen, aangepaste lijsten bewerken en zien? Ik heb een lijst … Oost, Centraal, West. En met deze lijst kan ik de vulhendel gebruiken om deze lijst te vullen, het stelt me in staat om de gegevens in deze lijst te sorteren - je moet naar Gegevens, Sorteren gaan en vervolgens de derde vervolgkeuzelijst Aangepaste lijst kiezen en, automatisch, Draaitabellen worden in deze lijst gesorteerd. Dat is toch mooi? Ik wil dat dat gebeurt.
Maar in het geval dat we Werknemer hebben in plaats van Regio - en we hebben toevallig enkele werknemers die januari, of april, of mei, of juni, of woensdag heten - zullen ze naar de top van de lijst stijgen. Nu, waarom Gary, Otto en Paul? Omdat ik de hele tijd nepgegevens maak, en dus heb ik een aangepaste lijst die begint met Andy en 26 namen bevat, en het gebeurt dat Gary, Otto en Paul toevallig in mijn lijst staan. Als we een medewerker woensdag of dinsdag hadden gehad, zouden die ook bovenaan de lijst zijn gesorteerd.
Hoewel, het enige dat ik hier echt niet kan uitleggen - en ik probeer te begrijpen hoe Excel de hele tijd werkt - maar in dit ene specifieke geval kan ik het patroon niet helemaal achterhalen, omdat januari en april in dit lijst hier - de vierde lijst van boven - en als ik zojuist januari had getypt en de vulhendel had gepakt en gesleept - of, laten we zeggen dat ik Jan had getypt en de vulhendel had gepakt en gesleept - dan gaat het gebruik degene die het dichtst bij de bodem ligt, toch? Dus deze met het extra woord "Totaal" gaat wennen in plaats van deze bovenaan de lijst. Oké, dus januari en april staan in deze lijst, en dan … hier, waar is Andy, hier, hier zijn Gary, en Otto en Paul in die lijst. Maar mei en juni … nou, mei staat in deze lijst en juni staat in deze lijst. Rechtsaf. Dus, waarom het 's mengt items uit deze lijst, deze lijst en deze lijst-- Ik heb daar geen verklaring voor. Ik had verwacht dat het één lijst zou hebben gekozen en alles van die lijst zou hebben gebruikt, weet je, of zoiets, toch? Waarom januari en april - en dan juni helemaal hier beneden? Dat slaat me helemaal nergens op.
Maar hoe dan ook, dat is niet het punt van de aflevering. Je stemde af om erachter te komen: "Hoe zorgen we ervoor dat draaitabellen gebeuren zonder een aangepaste sortering?" Dus, dit is wat u moet doen: Om alleen deze draaitabel te wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop, gaat u naar Draaitabelopties, gaat u naar het tweede tabblad met de naam Totalen en filters en schakelt u dit selectievakje 'Aangepaste lijsten gebruiken bij het sorteren' uit. Nu, dat lost het niet op. En zelfs het verwijderen van de werknemer en het terugzetten van de werknemer lost het niet op. Je moet hier naar deze vervolgkeuzelijst gaan en Sorteren A-tot-Z zeggen, en dat zal het oplossen.
Maar wat als je nooit wilt dat dit gebeurt, toch? Je hebt iemand die Jan heet, en die staat altijd bovenaan de lijst. Nou, je kunt het permanent uitschakelen. Ga naar Bestand, Opties, Gegevens - dit is nu gloednieuw in Office 365, verscheen in 2017 - Standaardlay-out bewerken. Ga naar Draaitabelopties, ga naar Totalen en filters en schakel het selectievakje 'Aangepaste lijsten gebruiken bij het sorteren' uit. Als je deze keuze niet hebt, is het tijd om te upgraden naar Office 365. Er is echt geen reden om Excel 2016 of Excel 2013 of Excel 2010 te hebben. Je wilt de nieuwste en beste versie hebben - elke keer nieuwe functies maand, en ze geven ons echt elke maand veel geweldige nieuwe functies. Het is eigenlijk goedkoper om voor Office 365 te kiezen dan om eens in de drie jaar $ 400 te betalen. Dus weet je, daar is helemaal geen goede reden voor.
Draaitabellen, aangepaste lijsten, allemaal behandeld in mijn boek LIVe, de 54 beste Excel-tips aller tijden. Klik op de "I" in de rechterbovenhoek voor meer informatie over het boek.
Oké, sluit het vandaag af: waarom blijven May of Jan doorgaan met sorteren naar de bovenkant van de draaitabel? Dat komt omdat draaitabellen het sorteerpatroon van aangepaste lijsten volgen, en die maandnamen of weekdagnamen staan in de aangepaste lijsten. Dus als u mensen in dienst heeft die juni, mei of woensdag heten, worden ze bovenaan de draaitabel gesorteerd. Waar kunt u uw aangepaste lijsten bekijken? Ga naar Bestand; Opties; Geavanceerd; scroll helemaal naar beneden; Bewerk aangepaste lijsten. Maar ja, die eerste vier series, die met de maandnamen en de weekdagnamen? Die kunnen niet worden verwijderd. Die mag je niet bewerken; Die zijn ingebouwd. Oké, dus je enige oplossing is om alle mensen met de naam april of juni te ontslaan of je kunt met de rechtermuisknop op de draaitabel klikken en Opties kiezen; ga naar Totalen en filters; verwijder het vinkje bij 'Gebruik aangepaste lijsten bij het sorteren'. Of,als je Office 365 hebt, schakel het dan gewoon uit voor elke toekomstige draaitabel - Bestand; Opties; Gegevens; Standaardinstellingen draaitabel; ga naar Draaitabelopties en schakel het eenmaal uit. Het is uitgeschakeld voor alle toekomstige lijsten.
Om dit te proberen - om de werkmap van de video van vandaag te downloaden - bezoek je de URL in de YouTube-beschrijving.
Ik wil je bedanken voor het langskomen; Ik zie je de volgende keer voor nog een netcast van.
Download Excel-bestand
Om het Excel-bestand te downloaden: pivot-table-no-custom-sort.xlsx
Excel-gedachte van de dag
Ik heb mijn Excel Master-vrienden om advies over Excel gevraagd. De gedachte van vandaag om na te denken:
"Leef een uitstekend leven"
Areef Ali
