Cheryl heeft het Excel-probleem van deze week opgestuurd. Excel-veteranen zullen dit als standaard beschouwen, maar het was een waardevolle tip voor Cheryl. Aangezien dit de eerste Excel-tip van het seizoen 1999-2000 is, beginnen we met een eenvoudige tip.
Iemand heeft me een Excel-spreadsheet gegeven. Netnummers staan in kolom F en een 7-cijferig telefoonnummer in kolom G. Ik weet hoe ik een kolom moet splitsen met behulp van Tekst-naar-kolommen, maar hoe voeg ik deze twee kolommen samen?
Gelukkig beginnen netnummers en telefoonnummers nooit met 0 in de VS, dus er waren geen gevallen waarin de voorloopnul van het telefoonnummer verloren ging. Een snelle scan van de gegevens toonde aan dat alle telefoonnummers 7 cijfers hadden en dat alle netnummers drie cijfers hadden. Nadat we Cheryl hadden gesproken, waren we het erover eens dat het beste formaat zou zijn om het telefoonnummer als volgt te laten verschijnen: (330) 555-1212
In cel H2 beginnen we met het bouwen van de formule. De operator in Excel om twee tekstvelden samen te voegen is het & -symbool. Eventuele constanten die u wilt, moeten tussen dubbele aanhalingstekens worden geplaatst. Dus om de voorloop haakjes en het netnummer te krijgen, heb je een formule als deze nodig:="("&F2
Voeg vervolgens nog een aaneenschakelingsoperator toe en de sluitende haakjes rond het netnummer. Merk op dat er zowel een haakje als een spatie tussen de aanhalingstekens staat.="("&F2&") "
Om het telefoonnummer met het streepje te krijgen, zal een beetje moeilijker zijn. Gebruik de LINKS-functie om alleen de eerste drie cijfers van het telefoonnummer te krijgen. De syntaxis is LINKS (cel, aantal tekens). Voeg hierna nog een aaneenschakelingsteken toe en het middelste streepje tussen aanhalingstekens.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Gebruik de MID-functie om het 4e tot en met 7e cijfer van het telefoonnummer te krijgen. De syntaxis is MID (cel, startteken, aantal tekens). We willen beginnen bij het 4e karakter en doorgaan voor in totaal 4 karakters. De uiteindelijke formule is dus:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Wauw - dat ziet eruit als een grote formule, maar als je het opsplitst en het stap voor stap opbouwt, is het gemakkelijk.
Volg mee voor nog 2 hete tips. Nu je de formule in cel H2 hebt, heb je een snelle manier nodig om deze naar alle cellen te kopiëren. Excel heeft hiervoor een geweldige snelkoppeling. Zet de celpointer op H2. In de rechter benedenhoek van de celpointer box is een klein vierkantje. Dubbelklik met uw muis op dit vierkant en de formule wordt naar zoveel rijen gekopieerd als er gegevens in kolom G staan.
Er is nog een laatste belangrijke stap. Als je nu de kolommen F en G zou verwijderen, zouden al die mooie telefoonnummers in H veranderen in #REF !. U moet de cellen van een formule naar waarden converteren. Hier is hoe je dat moet doen. Markeer alle cellen met telefoonnummers in kolom H. Druk op Ctrl + C (of Bewerken - Kopiëren) om die cellen te kopiëren. Voer nu, zonder de cellen uit te lichten, onmiddellijk een Bewerken - Plakken speciaal uit. Klik op het keuzerondje voor Waarden en klik op OK. De formules worden nu gewijzigd in waarden en u kunt de kolommen F en G verwijderen.
Excel is ongelooflijk flexibel in het manipuleren van gegevens. In dit geval was Cheryl bang dat ze de hele nacht op zou zijn om die netnummers en telefoonnummers opnieuw in een enkele cel in te voeren. Met de formule en stappen in de tip van deze week kunt u dezelfde taak in ongeveer een minuut uitvoeren.
